GDPR-konformes Dateiteilen: 7 Tools im Vergleich (2026)

Updated 24. Oktober 2026•⏱️ 12 min read

AI Quick Summary (TL;DR)

Kein Dateifreigabetool ist von sich aus GDPR-konform. Die Einhaltung hängt vom Anbieter und von der Art und Weise ab, wie Sie es einrichten. Sie benötigen eine unterzeichnete DPA (Artikel 28), eine rechtliche Grundlage für jede Übertragung außerhalb der EU (Kapitel V), Verschlüsselung und Zugriffskontrolle (Artikel 32) sowie Protokolle, die Ihnen sagen, was zugegriffen wurde, falls etwas schiefgeht (Artikel 33).

Sensible Dateien mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens teilen und sehen, wer sie gelesen hat: SendNow. Es ist unser Produkt und wird auf AWS in den USA gehostet, daher sind Sie auf einen Übertragungsmechanismus angewiesen (siehe unten).
Verschlüsselte Team-Speicherung, die in Europa gehostet wird: Tresorit.
Bereits in Microsoft 365 enthalten: SharePoint mit der EU-Datengrenze.
Volle Kontrolle auf Ihren eigenen Servern: Nextcloud.

GDPR konforme Dateifreigabe-Tools Headerbild

Letzte Aktualisierung am 24. Oktober 2026. Was sich geändert hat: Alle Preise auf den Anbieter-Websites überprüft, eine klare Antwort zu in den USA gehosteten Tools nach dem Latombe-Urteil von 2025, eine Tabelle "welche Übertragungsregel gilt", eine DPA-Checkliste, korrigierte deutsche und französische Hinweise sowie ein FAQ, das aus Fragen besteht, die Menschen im Reddit-Forum r/gdpr stellen.

Tool	Wo die Daten gespeichert sind	Hauptstärke	Analysen auf Seitenebene pro Empfänger	NDA-Gate	Preis (überprüft am 24. Okt 2026)
SendNow	AWS, USA	Externe Freigabe mit Tracking, NDA, Wasserzeichen	Ja	Ja (Pro und höher)	$6.25/Monat bei jährlicher Zahlung ($9 monatlich), 1 Sitzplatz
Tresorit	EU/Schweiz, mit Datenresidenzoptionen	Zero-Knowledge verschlüsselte Speicherung	Dokumentanalysen auf Business Pro	Nein	Business: mindestens 3 Benutzer; etwa €16/Benutzer/Monat jährlich (Drittanbieterangabe)
Proton Drive Professional	Schweiz	End-to-End verschlüsselte Speicherung	Nein	Nein	$9.99/Benutzer/Monat bei monatlicher Zahlung
SharePoint (EU-Datengrenze)	EU/EFTA	Passt zu Microsoft 365	Nein	Nein	In Microsoft 365 Geschäftsplänen enthalten
Nextcloud	Wo auch immer Sie es hosten	Volle Datenkontrolle, Open Source	Nein	Nein	Kostenlos selbst gehostet; Enterprise ab €71.29/Benutzer/Jahr (100+ Benutzer)
Oodrive	Frankreich (SecNumCloud-Option)	Französliche souveräne Cloud	Grundlegend	Nein	Angebot
ShareFile	Wahl der Speicherzonen	Kundenportale und Anfragen	Grundlegend	Nein	Advanced $16.50/Benutzer/Monat jährlich, Mindestanzahl 3 Benutzer

Quellen: SendNow Preisgestaltung, Tresorit und Office Software Marketplace Bewertung, Proton, Microsoft EU-Datengrenze, Nextcloud, Oodrive, ShareFile.

Welches Tool passt zu welcher Situation

Wenn Sie...	Wählen Sie	Warum
Decks, Vorschläge oder Deal-Dateien an Außenstehende senden und sehen möchten, wer sie gelesen hat	SendNow	Pro-Empfänger-Links, Analysen auf Seitenebene, NDA-Gate, Wasserzeichen
Verschlüsselte Team-Speicherung in Europa benötigen	Tresorit	Zero-Knowledge-Verschlüsselung, ISO 27001, Datenresidenzoptionen
Schweizer verschlüsselte Speicherung für ein kleines Team	Proton Drive Professional	End-to-End-Verschlüsselung, einfaches Teilen mit Passwörtern und Ablauf
Innerhalb von Microsoft 365 bleiben möchten	SharePoint (EU-Datengrenze)	EU/EFTA-Speicherung, Purview-Auditprotokolle
Französischen öffentlichen Sektor oder regulierte Arbeiten	Oodrive	ANSSI SecNumCloud-Zertifizierung seit 2019
Volle Kontrolle darüber haben möchten, wo die Daten gespeichert sind	Nextcloud	Selbst gehostet oder Nextcloud One, das in Deutschland gehostet wird
Kundenportale und Dokumentanfragen benötigen	ShareFile	Strukturierte Portale, Anfrage-Listen

Dateien mit Außenstehenden teilen und wissen, wer sie gelesen hat

E-Mail-Gate, Passwort, Ablauf und Analysen auf Seitenebene. 24-Stunden-Test, keine Kreditkarte erforderlich.

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Fünf Dinge, die jeweils mit dem Text der Verordnung verbunden sind:

GDPR-Regel	Was es für die Dateifreigabe bedeutet	Worauf man bei einem Tool achten sollte
Artikel 28: Auftragsverarbeiter	Der Anbieter verarbeitet Daten für Sie	Eine unterzeichnete DPA, eine öffentliche Liste von Unterauftragsverarbeitern
Kapitel V: Übertragungen	Daten, die die EU/EEA verlassen, benötigen eine rechtliche Grundlage	EU-Hosting oder eine Angemessenheitsentscheidung oder SCCs
Artikel 32: Sicherheit	"Angemessene" technische Maßnahmen	Verschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung, Zugriffskontrolle, Widerruf
Artikel 5(1)(c) und (e): Minimierung und Speichergrenzen	Weniger sammeln, weniger lange aufbewahren	Ablaufdaten, automatische Löschung, nur nach einer E-Mail fragen
Artikel 33: Verletzungsmitteilung innerhalb von 72 Stunden	Sie müssen wissen, was exponiert wurde	Pro-Personen-Zugriffsprotokolle, die Sie exportieren können

Quelle: GDPR Volltext, EUR-Lex.

Ja, wenn Sie eine gültige Übertragungsgrundlage haben. Die Hauptoptionen:

Ihre Situation	Übertragungsgrundlage	Was zu tun ist
Anbieter ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert	Angemessenheitsentscheidung (2023)	Überprüfen Sie den Anbieter auf der DPF-Liste
Anbieter ist nicht DPF-zertifiziert	Standardvertragsklauseln	Unterzeichnen Sie die DPA mit SCCs und führen Sie eine Übertragungsfolgenabschätzung durch
Daten bleiben in der EU/EEA	Keine Übertragung	Bestätigen Sie, dass der Zugriff des Supportpersonals ebenfalls in der EU bleibt

Am 3. September 2025 wies das EU-Gericht Philippe Latombes Klage zurück und bestätigte den Datenschutzrahmen. Quelle: EUR-Lex, Fall T-553/23 Er legte am 31. Oktober 2025 Berufung beim Gerichtshof ein (Fall C-703/25 P), und diese Berufung ist noch anhängig. Quelle: EUR-Lex, Fall C-703/25 P Der DPF steht heute, aber seine beiden Vorgänger (Safe Harbor und Privacy Shield) wurden beide aufgehoben, sodass viele DPOs SCCs im Vertrag als Backup behalten.

Wo SendNow steht: SendNow wird auf AWS in den USA gehostet, mit AES-256 im Ruhezustand und TLS 1.3 während der Übertragung. Wenn Ihr DPO verlangt, dass Daten in der EU bleiben, verwenden Sie ein in der EU gehostetes Tool aus dieser Liste für diese Daten.

1. SendNow

Am besten für: Gründer, Finanzteams und Berater, die sensible Dateien an Personen außerhalb des Unternehmens senden.

SendNow gibt jedem Empfänger einen verfolgten Link und zeigt, welche Seiten sie gelesen haben und wie lange. Sie können eine E-Mail vor dem Anzeigen verlangen (Lite), ein NDA-Gate und einen Screenshot-Blocker hinzufügen (Pro) und dynamische Wasserzeichen, eine Erlaubenliste und eine benutzerdefinierte Domain hinzufügen (Business). Jeder Plan hat unbegrenzte Zuschauer.

Preis: Lite $6.25/Monat bei jährlicher Zahlung ($9 monatlich), 5 Dokumente. Pro $9/Monat bei jährlicher Zahlung ($17 monatlich), 100 Dokumente. Business $20/Monat bei jährlicher Zahlung ($43 monatlich), 300 Dokumente. Microsites Pro $12.40/Monat bei jährlicher Zahlung ($19 monatlich). Ein Platz pro Plan. Quelle
GDPR-Aspekt: Sie sammeln nur eine E-Mail, setzen ein Ablaufdatum, widerrufen jeden Link und führen ein Protokoll pro Person für Artikel 33.
Achten Sie darauf: gehostet auf AWS in den USA. Kein Team-Speicherlaufwerk.

Video: How to Share a PDF Securely and Track Who Reads It1:16 video

2. Tresorit

Am besten für: Teams, die verschlüsselten Speicher und Sharing in Europa wünschen.

Tresorit ist Zero-Knowledge: "Tresorit kann nicht auf Ihre Dateien und Schlüssel zugreifen." Es listet die ISO 27001-Zertifizierung und die Einhaltung von GDPR, TISAX und FINRA auf und bietet auf Anfrage eine benutzerdefinierte DPA an. Links können ein Passwort, ein Ablaufdatum, ein Öffnungslimit und "E-Mail erforderlich, um anzuzeigen" haben. Business Pro fügt dynamische Wasserzeichen, eine benutzerdefinierte Domain und Dokumentanalysen hinzu. Quelle: Tresorit

Preis: Business benötigt mindestens 3 Benutzer. Tresorits Seite lädt Preise nach Region; eine Überprüfung von 2026 listet €16/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung. Quelle 14-tägige Testversion, Karte erforderlich.
Achten Sie darauf: kein NDA-Gate; Analysen auf Seitenebene nur im Top-Plan.

3. Proton Drive Professional

Am besten für: Kleine Teams, die einfachen, Schweizer, Ende-zu-Ende-verschlüsselten Speicher wünschen.

Proton sagt: "Nicht einmal Proton kann auf Ihre Daten zugreifen." Geteilte Links können Passwörter, Ablaufdaten haben und jederzeit widerrufen werden. Quelle: Proton

Preis: Drive Professional $9.99/Benutzer/Monat bei monatlicher Zahlung, 1 TB pro Benutzer.
Achten Sie darauf: keine Empfängeranalysen, kein NDA-Gate, kein Wasserzeichen.

4. SharePoint (EU-Datenbereich)

Am besten für: Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen.

Microsoft hat den EU-Datenbereich am 26. Februar 2025 abgeschlossen. Die letzte Phase verschob Supportdaten, einschließlich Protokollen und Supportfallnotizen, in die EU/EFTA. Quelle: Microsoft

Preis: in Microsoft 365-Geschäftsplänen enthalten.
Achten Sie darauf: Die Einrichtung des externen Teilens ist komplex, und Gäste benötigen oft ein Microsoft-Konto oder einen Code. Keine Analysen auf Seitenebene.

5. Nextcloud

Am besten für: Organisationen, die die volle Kontrolle haben und IT-Personal beschäftigen.

Die Community-Edition ist kostenlos zur Selbst-Hosting. Nextcloud Enterprise beginnt bei €71.29/Benutzer/Jahr bei 100 Benutzern. Unter 100 Benutzern ist Nextcloud One ein verwalteter Dienst, der "in Deutschland gehostet" wird. Quelle: Nextcloud

Achten Sie darauf: Sie sind verantwortlich für Patches und Sicherheit. Wenn der Server kompromittiert wird, sind Dateien exponiert, es sei denn, Sie fügen eine Verschlüsselung hinzu.

6. Oodrive

Am besten für: Französische öffentliche Sektoren und regulierte Branchen.

Oodrive ist "SecNumCloud-zertifiziert von ANSSI seit 2019" und bietet eine öffentliche Cloud oder eine SecNumCloud-private Cloud an. Quelle: Oodrive

Preis: nur auf Anfrage.
Achten Sie darauf: Unternehmensvertriebsprozess; begrenzte Dokumentanalysen.

7. ShareFile

Am besten für: Buchhaltungs- und professionelle Dienstleistungsunternehmen, die Dateien von Kunden sammeln.

Preis: Advanced $16.50/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung ($18.15 monatlich), mindestens 3 Benutzer. Premium $26. Virtueller Datenraum $69.30/Benutzer/Monat, mindestens 5 Benutzer. Quelle: ShareFile
Achten Sie darauf: ein in den USA ansässiges Unternehmen, also überprüfen Sie die Übertragungsbedingungen, auch wenn Sie eine EU-Speicherzone wählen.

Was in der DPA eines Anbieters zu überprüfen ist

Subunternehmer: Gibt es eine öffentliche Liste, und werden sie Ihnen Bescheid geben, bevor sie einen hinzufügen?
Standort: Wo werden die Daten gespeichert, und von wo aus kann das Support-Personal darauf zugreifen?
Übertragungsbasis: DPF-Zertifizierung, SCCs oder beides?
Benachrichtigung bei Verstößen: Wie schnell werden sie Ihnen Bescheid geben? Sie haben 72 Stunden, um Ihren Regulierungsbehörden Bescheid zu geben.
Löschung: Wie lange dauert es, bis gelöschte Dateien wirklich verschwunden sind, einschließlich Backups?
Audits: Können Sie einen SOC 2- oder ISO 27001-Bericht einsehen?

DSGVO-Compliance-Checkliste für den Dateiaustausch

Ein unterzeichneter DPA (in Deutschland oft als AV-Vertrag bezeichnet) mit SCCs, wenn Daten die EU/EEA verlassen
Sie wissen, wo die Daten gespeichert sind, oder Sie haben eine Übertragungsbasis
AES-256 im Ruhezustand und TLS 1.2+ im Transit
Sie können einen Link sofort widerrufen, wenn er an die falsche Person gesendet wurde
Pro-Person-Zugriffsprotokoll mit Zeit und Datum
Keine offenen öffentlichen Links für personenbezogene Daten: E-Mail-Überprüfung, Passwort oder Whitelist
Öffentliche Subunternehmerliste
Ablaufdaten, damit Dateien nicht ewig online bleiben
Dynamische Wasserzeichen auf den sensibelsten Dateien
Eine Datenschutzrichtlinie, die Zugriffs-, Lösch- und Übertragungsrechte erklärt

Fünf dieser Kästchen an einem Ort abhaken

Widerrufen Sie jeden Link, setzen Sie ein Ablaufdatum, verlangen Sie eine E-Mail und sehen Sie ein Pro-Person-Protokoll.

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Deutschland-spezifische Hinweise (DSGVO)

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist einfach der deutsche Name für die GDPR. Deutschland fügt sein eigenes Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinzu. Der Datenschutz wird vom Bundesbeauftragten für den Datenschutz (BfDI) und von den Landesbehörden durchgesetzt, die die meisten privaten Unternehmen überwachen.

Ein unterzeichneter DPA (AV-Vertrag) ist erforderlich, wann immer ein Anbieter personenbezogene Daten für Sie verarbeitet.
Deutsche Käufer ziehen oft Anbieter mit BSI C5-Zertifizierung oder deutschem Hosting vor.
Wenn Sie ein in den USA gehostetes Tool wie SendNow verwenden, dokumentieren Sie die Übertragungsbasis (DPF oder SCCs) in Ihren Verarbeitungsunterlagen. Siehe SendNows Sicherheitsseite.

Frankreich-spezifische Hinweise (RGPD)

In Frankreich wird die GDPR als RGPD bezeichnet und von der CNIL durchgesetzt. Für viele öffentliche Stellen und Betreiber von vitaler Bedeutung drängen die französischen Regeln auf SecNumCloud-zertifiziertes Hosting von ANSSI, das darauf ausgelegt ist, gegen Nicht-EU-Gesetze wie den US CLOUD Act zu schützen. Oodrive ist dort eine gängige Wahl. Für die meisten privaten Unternehmen reicht ein Anbieter mit EU-Hosting und einer soliden DPA aus.

Beispiel: Teilen eines Kundenberichts mit einem EU-Kunden

Laden Sie den Bericht hoch und aktivieren Sie "E-Mail erforderlich", damit Sie nur die E-Mail-Adresse des Betrachters erfassen.
Setzen Sie ein Ablaufdatum, das der Zeit entspricht, die der Kunde benötigt.
Deaktivieren Sie Downloads, wenn der Bericht den Betrachter nicht verlassen soll.
Wenn die Arbeit endet, widerrufen Sie den Link.

Nur das zu sammeln, was Sie benötigen, und den Zugriff zu deaktivieren, wenn Sie fertig sind, sind die Gewohnheiten, die die DSGVO in der Praxis verlangt.

Video: How to Create a Virtual Data Room in Minutes1:52 video

Vergleichen Sie Dateiaustausch-Tools mit SendNow

Diese Fragen tauchen immer wieder im r/gdpr von Reddit auf, zum Beispiel in den Threads "Sichere Dateifreigab Lösungen" und "EU-basierter, GDPR-konformer Drittanbieter-Datenfreigabedienst?".

Es gibt kein offizielles GDPR-Zertifikat, das weit verbreitet für Dateifreigabetools verwendet wird. Betrachten Sie "GDPR-konforme" Abzeichen als Marketing. Überprüfen Sie stattdessen die DPA, den Speicherort, die Übertragungsgrundlage und die Sicherheitsberichte.

Ist es legal, ein US-Cloud-Tool für EU-Personenbezogene Daten zu verwenden?

Ja, mit einer Übertragungsgrundlage. Das EU-US-Datenschutzrahmenwerk wurde im September 2025 vom Gerichtshof der Europäischen Union bestätigt, und ein Berufungsverfahren ist anhängig. Wenn der Anbieter nicht DPF-zertifiziert ist, verwenden Sie SCCs plus eine Übertragungsfolgenabschätzung.

Es kann auf konforme Weise verwendet werden, wenn Sie seine DPA unterzeichnen und überprüfen, wo Ihre Daten gespeichert sind. Überprüfen Sie die aktuellen Hosting-Optionen in Ihrem Plan mit Dropbox. Es hat kein NDA-Gate oder Analysen auf Seitenebene.

Ist WeTransfer für personenbezogene Daten von Kunden in Ordnung?

Für Dateien mit geringem Risiko, vielleicht. Für sensible personenbezogene Daten schlagen r/gdpr-Nutzer regelmäßig Tools mit Zugriffskontrolle und Prüfprotokollen anstelle von offenen Übertragungslinks vor. Jeder mit einem öffentlichen Link kann ihn öffnen.

Nach Artikel 83 liegt die Höchststrafe bei bis zu €20 Millionen oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Sicherheitsversäumnisse nach Artikel 32 fallen in die niedrigere Kategorie: bis zu €10 Millionen oder 2 %.

Brauche ich eine DPA, um Dateien mit einem Anbieter zu teilen?

Ja, wenn der Anbieter personenbezogene Daten für Sie verarbeitet (Artikel 28). In Deutschland wird dies normalerweise als AV-Vertrag bezeichnet.

Welches Tool ist am besten geeignet, um sensible Dokumente mit externen Parteien zu teilen?

Für verfolgte externe Freigaben mit einem NDA-Gate und Wasserzeichen, SendNow. Für in der EU gehosteten verschlüsselten Speicher, Tresorit oder Proton. SendNow ist unser Produkt und wird in den USA gehostet, also überprüfen Sie die Tabelle gemäß den Regeln Ihres DPO.

Speichert SendNow Daten in der EU?

Nein. SendNow wird auf AWS in den USA gehostet. Es verwendet AES-256 im Ruhezustand und TLS 1.3 bei der Übertragung.

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Quellen

GDPR Volltext (EUR-Lex)
Gerichtshof, Latombe gegen Kommission, T-553/23
Berufung C-703/25 P
Datenprivatsphäre-Rahmenliste
Microsoft: EU-Datenrahmen abgeschlossen
Preisseiten der Anbieter: Tresorit, Proton, Nextcloud, Oodrive, ShareFile

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About the Author: Rifana Hameem

Rifana is the founder of SendNow. She leads the team in building secure, compliant, and analytics-rich document sharing tools for finance and professional teams worldwide.

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