Wie man den Moment erkennt, in dem ein Kunde Ihr Angebot öffnet

Den Moment zu wissen, in dem ein Kunde Ihr Angebot öffnet, ist durch Dokumentenverfolgung möglich, und es verändert, wie effektiv Sie nachfassen können. Wenn Sie eine Echtzeitbenachrichtigung erhalten, dass ein Kunde gerade Ihr Angebot geöffnet hat, können Sie sofort mit Kontext und Relevanz reagieren, anstatt Tage später in ein kaltes Gespräch nachzufassen. Dieser Leitfaden erklärt, wie Angebotsöffnungsbenachrichtigungen funktionieren, wie Sie sie einrichten und wie Sie sie nutzen können, ohne aufdringlich zu sein.

Wie Angebotsöffnungsbenachrichtigungen funktionieren

Wenn Sie ein Angebot über eine Dokumentenverfolgungsplattform teilen, anstatt es als E-Mail-Anhang zu versenden, erzeugt jeder Zugriff auf dieses Dokument ein Verfolgungsereignis. Die Plattform zeichnet die Zugriffszeit, die E-Mail-Adresse des Betrachters (wenn Sie ein E-Mail-Gate eingerichtet haben), das verwendete Gerät und den Browser sowie den ungefähren Standort auf.

Sie können die Plattform so konfigurieren, dass Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn eines dieser Ereignisse eintritt. Die häufigsten Benachrichtigungs-Trigger sind:

• Erster Zugriff. Der Moment, in dem der Kunde das Angebot zum ersten Mal aufruft.
• Rückkehrbesuch. Jeder nachfolgende Besuch nach dem ersten Zugriff.
• Neuer Betrachter. Wenn eine andere E-Mail-Adresse auf das Dokument zugreift, was darauf hindeutet, dass das Angebot intern geteilt wurde.
• Lange Engagementzeit. Wenn ein Betrachter länger als eine festgelegte Zeit im Dokument verbringt, oft auf fünf oder zehn Minuten eingestellt.

Benachrichtigungen können per E-Mail, Browser-Push-Benachrichtigung oder über Integrationen mit Tools wie Slack, Microsoft Teams oder einem CRM bereitgestellt werden.

Echtzeit-Angebotsöffnungsalarme in SendNow einrichten

In SendNow werden die Benachrichtigungseinstellungen pro Link konfiguriert. Wenn Sie einen teilbaren Link für Ihr Angebot erstellen, können Sie die Benachrichtigungen im Einstellungsbereich aktivieren. Die Einrichtung dauert weniger als zwei Minuten.

1. Erstellen Sie Ihren Dokumentenlink in SendNow.
2. Öffnen Sie die Registerkarte "Benachrichtigungen" in den Linkeinstellungen.
3. Aktivieren Sie "Benachrichtigen Sie mich, wenn dieses Dokument geöffnet wird."
4. Aktivieren Sie "Benachrichtigen Sie mich über Rückkehrbesuche."
5. Wenn Sie Benachrichtigungen in Slack möchten, verbinden Sie Ihren Slack-Arbeitsbereich über die Integrationsseite und wählen Sie den Kanal aus, in dem die Benachrichtigungen gepostet werden sollen.
6. Senden Sie Ihr Angebot und warten Sie auf die Benachrichtigung.

Die Benachrichtigung enthält die E-Mail-Adresse des Betrachters (wenn verifiziert), die Zugriffszeit und einen Link zur Ansicht der vollständigen Engagement-Analysen für diese Sitzung.

SendNow-Benachrichtigung zeigt an, dass der Kunde das Angebot vor 2 Minuten geöffnet hat

Was tun, sobald Sie eine Angebotsöffnungsbenachrichtigung erhalten

Eine Erstzugriffsbenachrichtigung ist ein grünes Licht, um Kontakt aufzunehmen. Der Kunde liest gerade aktiv Ihr Angebot oder hat dies gerade getan. Ihre Nachricht wird ankommen, während das Dokument noch frisch in seinem Gedächtnis ist.

Halten Sie Ihre Antwort kurz und hilfreich:

• Bestätigen Sie, dass Sie sehen können, dass sie mit der Überprüfung des Angebots begonnen haben.
• Bieten Sie an, Fragen zu beantworten, während sie daran arbeiten.
• Schlagen Sie eine bestimmte Zeit vor, um sich zu verbinden, wenn sie darüber sprechen möchten.

Versenden Sie keine lange E-Mail. Eine Nachricht mit zwei bis drei Sätzen erhält eher eine Antwort, da sie minimalen Aufwand erfordert.

Bei einer Rückkehrbesuchsbenachrichtigung kann der Ton etwas wärmer und direkter sein. Die freiwillige Rückkehr des Kunden signalisiert, dass er aktiv evaluiert. Dies ist der richtige Moment, um ein fokussiertes Gespräch anzubieten: "Ich habe bemerkt, dass Sie sich das Angebot erneut angesehen haben. Wäre ein 20-minütiges Gespräch, um die Einzelheiten zu besprechen, hilfreich?"

Wo Sie Ihre Benachrichtigungen erhalten

Der Wert einer Echtzeitbenachrichtigung hängt davon ab, wie schnell Sie sie sehen. Konfigurieren Sie Ihre Alarme auf dem Kanal, den Sie während des Arbeitstags am zuverlässigsten überwachen.

Die ideale Einrichtung für die meisten Vertriebsprofis ist eine Slack- oder Teams-Benachrichtigung für Rückkehrbesuche (das Signal mit der höchsten Priorität) und E-Mail für erste Zugriffe. Dies verhindert Alarmmüdigkeit und stellt sicher, dass Sie keinen hochintensiven Moment verpassen.

SendNow Slack-Benachrichtigung zeigt an, dass das Angebot im Vertriebsbenachrichtigungskanal geöffnet wurde

Angebotsöffnungsbenachrichtigungen und DSGVO

Für in der EU ansässige Teams stellt sich eine berechtigte Frage: Ist es DSGVO-konform, sich selbst zu benachrichtigen, wenn ein geschäftlicher Empfänger Ihr Angebot öffnet?

In den meisten B2B-Szenarien ist die Antwort ja, vorausgesetzt, die Verfolgung wird offengelegt. Die linkbasierte Verfolgung für Geschäftsangebote wird allgemein als berechtigtes Interesse der sendenden Organisation angesehen, analog zur E-Mail-Öffnungsverfolgung. Um die Einhaltung sicherzustellen, fügen Sie einen kurzen Hinweis zur Verfolgung in Ihre Engagementbedingungen, Ihre Datenschutzrichtlinie oder die Begleitnotiz des Angebots ein. Viele Vertriebsprofis fügen eine Zeile wie "Ich werde sehen können, wann Sie die Gelegenheit hatten, dies zu überprüfen" zu ihrer Begleit-E-Mail hinzu, was sowohl transparent als auch professionell selbstbewusst ist.

Für den vollständigen Rahmen besuchen Sie unseren Leitfaden zur Dokumentenintelligenz für den Vertrieb. Siehe auch Wie man zu einem Angebot genau zur richtigen Zeit nachfasst und Wie man ein Geschäftsangebot sendet, das tatsächlich gelesen wird.

Erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen, wenn Ihre Angebote geöffnet werden. SendNow liefert Echtzeitbenachrichtigungen per E-Mail, Slack oder Push-Benachrichtigung, sobald ein Kunde auf Ihr Dokument zugreift. Beginnen Sie unter sendnow.live.

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Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich eine Benachrichtigung erhalten, jedes Mal wenn mein Angebot geöffnet wird? A: Ja. Die meisten Dokumentenverfolgungsplattformen, einschließlich SendNow, ermöglichen es Ihnen, Alarme für jedes Öffnungsereignis, jeden Rückkehrbesuch und jeden neuen Betrachter zu konfigurieren. Sie können auch einen Mindestschwellenwert festlegen (zum Beispiel, benachrichtigen Sie mich nur, wenn der Betrachter mehr als zwei Minuten im Dokument verbringt), um Lärm von sehr kurzen Öffnungen zu reduzieren.

F: Was ist, wenn ich ein Angebot an mehrere Empfänger sende? Erhalte ich individuelle Benachrichtigungen? A: Wenn Sie einen einzigen gemeinsamen Link für mehrere Empfänger verwenden, kann die Plattform möglicherweise nicht zwischen ihnen unterscheiden, es sei denn, jeder Empfänger gibt seine E-Mail-Adresse beim Zugriff an (E-Mail-Gate). Für Angebote, bei denen es wichtig ist, den individuellen Leser zu kennen, senden Sie einen separaten Link an jeden Empfänger oder verlangen Sie eine E-Mail-Verifizierung.

F: Weiß der Kunde, dass ich benachrichtigt wurde, dass er das Angebot geöffnet hat? A: Der Kunde erhält keine automatische Benachrichtigung, dass Sie alarmiert wurden. Wenn Sie jedoch sofort nach dem Öffnen des Angebots nachfassen, könnte er schließen, dass Sie das Engagement überwachen. Dies wird in der Regel positiv im B2B-Vertrieb wahrgenommen ("sie sind aufmerksam und reaktionsschnell") und nicht negativ, vorausgesetzt, Ihre Nachfassnachricht ist hilfreich und nicht drängend.

F: Was ist der beste Weg, auf eine Erstzugriffsbenachrichtigung zu reagieren? A: Senden Sie innerhalb einer Stunde eine kurze, hilfreiche E-Mail. Verweisen Sie auf das Angebot, ohne die Verfolgung explizit zu machen: "Ich wollte nur nachfragen, jetzt wo Sie die Gelegenheit hatten, sich das Angebot anzusehen. Ich beantworte gerne Fragen, während Sie daran arbeiten." Dies ist zeitnah, professionell und öffnet ein Gespräch auf natürliche Weise.

F: Kann ich sehen, wie lange ein Kunde mein Angebot gelesen hat? A: Ja, mit Seitenanalysen können Sie die gesamte verbrachte Zeit und die Zeit pro Seite sehen. Dies zeigt Ihnen nicht nur, dass sie es geöffnet haben, sondern auch, wie gründlich sie es gelesen haben, welche Abschnitte ihre Aufmerksamkeit hielten und wo sie abgebrochen haben.

F: Benötigen Slack-Benachrichtigungen für Angebotsöffnungen einen kostenpflichtigen Slack-Plan? A: Die Slack-Integration von SendNow verwendet eingehende Webhooks, die in allen Slack-Plänen, einschließlich der kostenlosen Stufe, verfügbar sind. Sie müssen einen Webhook für Ihren gewählten Slack-Kanal erstellen und die URL in die Integrations-Einstellungen von SendNow einfügen.

F: Ist es möglich zu verfolgen, ob ein Kunde mein Angebot an jemand anderen weitergeleitet hat? A: Sie können identifizieren, wann eine neue E-Mail-Adresse über das E-Mail-Gate auf Ihr Dokument zugreift, was stark darauf hindeutet, dass das Angebot weitergeleitet wurde. Sie können das Weiterleiten des Links selbst nicht verhindern, aber Sie können verlangen, dass jeder Betrachter seine E-Mail-Adresse vor dem Zugriff verifiziert, um sicherzustellen, dass Sie die Identität jedes Lesers erfassen.

F: Was soll ich tun, wenn eine Erstzugriffsbenachrichtigung außerhalb der Geschäftszeiten eintrifft? A: Speichern Sie den Kontext und folgen Sie zu Beginn des nächsten Geschäftstags mit einer Nachricht nach, die auf das Öffnen verweist. Selbst wenn die Lücke mehrere Stunden beträgt, kann eine morgendliche Nachricht, die ihr Engagement anerkennt ("Ich habe gesehen, dass Sie sich das Angebot gestern Abend angesehen haben"), aufmerksam und zeitnah wirken.