So verbinden Sie die Dokumentenverfolgung mit Ihrem CRM über Webhooks

Das Webhook-System von SendNow sendet Echtzeit-Dokumentenereignisse direkt an jeden von Ihnen angegebenen Endpunkt, einschließlich Ihres CRM, sodass jedes Öffnen, Herunterladen und Abschließen von Dokumenten automatisch ohne manuelle Dateneingabe protokolliert wird. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie SendNow-Webhooks konfigurieren, welche Daten gesendet werden und wie Sie Dokumentenereignisse den CRM-Datensätzen für Salesforce, HubSpot und andere Plattformen zuordnen.

Warum Dokumentenengagement in Ihr CRM gehört

Ihr CRM ist die einzige Quelle der Wahrheit für Ihre Kunden- und Interessentenbeziehungen. Aktivitätsprotokolle, Deal-Stufen, Kontaktverlauf und Nachverfolgungsaufgaben leben dort. Aber die meisten CRM-Datensätze haben einen blinden Fleck: Sie erfassen nicht, was passiert, nachdem Sie ein Dokument geteilt haben. Hat der Interessent den Vorschlag geöffnet? Hat der Investor das Term Sheet gelesen? Hat der Kunde den Bericht heruntergeladen?

Ohne Daten zum Dokumentenengagement in Ihrem CRM sind Ihre Pipeline-Datensätze unvollständig. Vertriebsteams treffen Entscheidungen oft nur auf der Grundlage von E-Mail-Aktivitäten, während das Dokumentenengagement häufig ein stärkeres Signal für Kaufabsichten ist. Ein Interessent, der Ihr Angebot dreimal an zwei Tagen öffnet, ist viel engagierter als jemand, der einfach nicht auf Ihre E-Mail geantwortet hat.

Die Verbindung von SendNow mit Ihrem CRM über Webhooks schließt diese Lücke. Jedes Mal, wenn ein verfolgtes Ereignis in SendNow auftritt, wird eine strukturierte JSON-Nutzlast in Echtzeit an Ihr CRM gesendet, und Ihr CRM-Datensatz wird mit genauen Engagement-Daten aktualisiert.

Welche Ereignisse SendNow-Webhooks erfassen können

SendNow-Webhooks unterstützen die folgenden Ereignisse:

• document.viewed - Ausgelöst, wenn ein Empfänger den Dokumentenlink öffnet
• document.downloaded - Ausgelöst, wenn ein Empfänger eine Kopie herunterlädt (wenn Downloads aktiviert sind)
• document.completed - Ausgelöst, wenn ein Empfänger eine erforderliche Aktion abschließt (Unterzeichnung, Überprüfung des Datenraums)
• document.page_viewed - Ausgelöst pro Seite, was eine granulare Engagement-Verfolgung ermöglicht
• link.expired - Ausgelöst, wenn ein zeitlich begrenzter Link sein Ablaufdatum erreicht

Sie können auswählen, welche Ereignisse pro Webhook-Endpunkt gesendet werden, um die Nutzlasten für jede Integration relevant zu halten.

Webhook-Einstellungsfeld in SendNow, das die Endpunkt-URL und die Ereignisauswahl zeigt

So richten Sie einen SendNow-Webhooks ein

1. Gehen Sie zu Einstellungen, dann zu Integrationen, dann zu Webhooks in Ihrem SendNow-Arbeitsbereich.
2. Klicken Sie auf Endpunkt hinzufügen und geben Sie die Webhook-Empfänger-URL Ihres CRMs ein.
3. Wählen Sie die Ereignisse aus, die Sie senden möchten (für die meisten CRM-Anwendungsfälle sind document.viewed und document.downloaded ausreichend).
4. Kopieren Sie das Webhook-Signaturgeheimnis und konfigurieren Sie es im Webhook-Empfänger Ihres CRMs, um die Authentizität der Nutzlast zu überprüfen.
5. Speichern Sie den Endpunkt. SendNow sendet eine Testnutzlast, um die Verbindung zu bestätigen.
6. Ordnen Sie die eingehenden JSON-Felder den Kontakt- oder Deal-Datensatzfeldern Ihres CRMs zu.

Für die meisten CRM-Plattformen wird der Zuordnungsschritt in einer Middleware-Schicht wie Zapier, Make (ehemals Integromat) oder einer benutzerdefinierten serverlosen Funktion behandelt. Wenn Ihr CRM native Webhook-Unterstützung hat, können Sie die Felder direkt zuordnen.

CRM-Zuordnungsbeispiele

HubSpot: Ordnen Sie document.viewed einem Kontaktaktivitätsprotokoll-Eintrag zu und aktualisieren Sie die Deal-Stufen-Eigenschaft, wenn ein Vorschlag zum ersten Mal angesehen wird.

Salesforce: Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Aktivitätsobjekt, das jedes document.viewed-Ereignis gegen den relevanten Opportunity-Datensatz protokolliert, einschließlich Zeitstempel, Empfängerkennung und Seitenanzahl.

Pipedrive: Verwenden Sie den Webhook, um jedes Mal eine Notiz zur relevanten Deal-Karte hinzuzufügen, wenn ein Dokument geöffnet wird, und lösen Sie eine automatisierte Nachverfolgungsaufgabe aus.

Vergleich von manuellen CRM-Updates vs. Webhook-Integration

GDPR-Überlegungen für Webhook-Daten

Wenn Sie Dokumentenengagement-Daten über Webhooks an ein CRM weiterleiten, verarbeiten Sie personenbezogene Daten (insbesondere Identifikatoren und Verhaltensdaten, die mit identifizierten Kontakten verbunden sind). Nach der DSGVO muss diese Verarbeitung eine rechtmäßige Grundlage haben, und die Daten müssen nur so lange gespeichert werden, wie es notwendig ist.

Für die meisten B2B-Finanzanwendungsfälle bietet das berechtigte Interesse oder die vertragliche Notwendigkeit eine gültige Grundlage. Stellen Sie sicher, dass die Datenaufbewahrungsrichtlinien Ihres CRMs so konfiguriert sind, dass Engagement-Datensätze nach einem definierten Zeitraum gelöscht oder anonymisiert werden. Die Webhook-Nutzlasten von SendNow enthalten nur die Datenpunkte, die Sie ausdrücklich konfiguriert haben, um unnötige Datenübertragungen zu minimieren.

Für weitere Informationen lesen Sie den vollständigen Leitfaden zur Dokumentenintelligenz und zum Vertrieb und den Leitfaden zur Automatisierung von Nachverfolgungen mit Zapier und Dokumentenverfolgung.

CRM-Datensatz, der automatisch mit dem Dokumentenöffnungsereignis vom SendNow-Webhook aktualisiert wird

Best Practices für die CRM-Webhook-Integration

• Verwenden Sie einen einzigartigen Dokumentenlink pro Empfänger, damit Webhook-Ereignisse spezifischen Kontakten zugeordnet werden können, anstatt einen allgemeinen Freigabelink.
• Fügen Sie eine Referenz-ID in Ihren Link-Einstellungen hinzu, die mit der CRM-Kontakt- oder Deal-ID übereinstimmt, um die Zuordnung der Felder zu vereinfachen.
• Überwachen Sie die Webhook-Zustellprotokolle in SendNow, um zu bestätigen, dass Ereignisse zuverlässig Ihr CRM erreichen.
• Richten Sie eine Wiederholungslogik im Webhook-Empfänger Ihres CRMs ein, um den seltenen Fall einer fehlgeschlagenen Zustellung zu behandeln.
• Begrenzen Sie Ereignisse auf die, mit denen Sie tatsächlich arbeiten werden. Wenn Ihr Team keine Seitenansichten im CRM verfolgt, senden Sie keine document.page_viewed-Ereignisse, da sie Lärm erzeugen, ohne einen Mehrwert zu bieten.

Automatisieren Sie Ihr CRM mit Dokumentenintelligenz

Die Verbindung der Dokumentenverfolgung mit Ihrem CRM verwandelt Ihre Pipeline-Datensätze von unvollständigen Kontaktprotokollen in ein vollständiges Bild des Engagements von Interessenten und Kunden. Richten Sie noch heute SendNow-Webhooks ein und hören Sie auf, Deal-Intelligenz durch manuelle Prozesse zu verlieren.

Starten Sie jetzt auf sendnow.live.

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Häufig gestellte Fragen

F: Unterstützt SendNow Webhooks in allen Plänen? A: Die Webhook-Integration ist in den professionellen Plänen von SendNow verfügbar. Besuchen Sie sendnow.live für aktuelle Plandetails.

F: In welchem Format werden SendNow-Webhooks gesendet? A: Nutzlasten werden als JSON über HTTP POST an den von Ihnen konfigurierten Endpunkt gesendet.

F: Kann ich gleichzeitig mit mehreren CRM-Plattformen verbinden? A: Ja. Sie können mehrere Webhook-Endpunkte in SendNow hinzufügen, die jeweils die gleichen oder unterschiedliche Ereignistypen empfangen.

F: Wie verifiziere ich, dass eine Webhook-Nutzlast von SendNow stammt? A: SendNow enthält ein Signaturgeheimnis mit jeder Webhook-Konfiguration. Verwenden Sie dies, um die HMAC-Signatur eingehender Nutzlasten vor der Verarbeitung zu überprüfen.

F: Kann ich den Webhook testen, ohne ein echtes Dokument zu senden? A: Ja. SendNow sendet eine Testnutzlast, wenn Sie einen neuen Webhook-Endpunkt speichern, sodass Sie die Verbindung und die Feldzuordnung vor dem Live-Betrieb überprüfen können.

F: Enthält der Webhook die E-Mail-Adresse des Empfängers? A: Wenn die Zugriffskontrolle für den Dokumentenlink aktiviert ist und der Empfänger seine E-Mail-Adresse verifiziert hat, enthält die Nutzlast seine Kennung. Ohne Zugriffskontrolle enthält sie nur Geräte- und Sitzungsmetadaten.

F: Was passiert, wenn mein CRM-Endpunkt vorübergehend nicht verfügbar ist? A: SendNow versucht, fehlgeschlagene Webhook-Zustellungen gemäß einem definierten Wiederholungszeitplan erneut zu senden. Überprüfen Sie Ihre SendNow-Integrationsprotokolle, um den Zustellstatus zu überwachen.

F: Kann ich Webhook-Ereignisse nach Dokument oder Empfänger filtern? A: Sie können die Ereignistypen auf der Endpunktebene konfigurieren. Für eine Filterung pro Dokument verwenden Sie einen separaten Endpunkt pro Dokumentenkategorie und leiten die Nutzlasten entsprechend weiter.