Jak połączyć śledzenie dokumentów z CRM za pomocą webhooków

System webhooków SendNow wysyła zdarzenia dokumentów w czasie rzeczywistym bezpośrednio do dowolnego punktu końcowego, który określisz, w tym do swojego CRM, dzięki czemu każde otwarcie dokumentu, pobranie i zakończenie jest automatycznie rejestrowane bez ręcznego wprowadzania danych. Ten przewodnik wyjaśnia, jak skonfigurować webhooki SendNow, jakie dane są wysyłane i jak mapować zdarzenia dokumentów do rekordów CRM dla Salesforce, HubSpot i innych platform.

Dlaczego zaangażowanie dokumentów powinno znajdować się w Twoim CRM

Twój CRM jest jedynym źródłem prawdy dla relacji z klientami i potencjalnymi klientami. Dzienniki aktywności, etapy transakcji, historia kontaktów i zadania do wykonania wszystkie tam się znajdują. Jednak większość rekordów CRM ma martwy punkt: nie rejestrują, co się dzieje po udostępnieniu dokumentu. Czy potencjalny klient otworzył propozycję? Czy inwestor przeczytał warunki? Czy klient pobrał raport?

Bez danych o zaangażowaniu dokumentów w Twoim CRM, Twoje rekordy w pipeline są niekompletne. Zespoły sprzedażowe podejmują decyzje wyłącznie na podstawie aktywności e-mailowej, podczas gdy zaangażowanie dokumentów często jest silniejszym sygnałem intencji zakupu. Potencjalny klient, który otworzył Twoją propozycję trzy razy w ciągu dwóch dni, jest znacznie bardziej zaangażowany niż ten, który po prostu nie odpowiedział na Twój e-mail.

Połączenie SendNow z Twoim CRM za pomocą webhooków zamyka tę lukę. Za każdym razem, gdy występuje śledzone zdarzenie w SendNow, strukturalny ładunek JSON jest wysyłany do Twojego CRM w czasie rzeczywistym, a rekord CRM jest aktualizowany dokładnymi danymi o zaangażowaniu.

Jakie zdarzenia mogą rejestrować webhooki SendNow

Webhooki SendNow obsługują następujące zdarzenia:

• document.viewed - Wysyłane, gdy odbiorca otworzy link do dokumentu
• document.downloaded - Wysyłane, gdy odbiorca pobiera kopię (jeśli pobieranie jest włączone)
• document.completed - Wysyłane, gdy odbiorca zakończy wymaganą akcję (podpisanie, przeglądanie danych)
• document.page_viewed - Wysyłane na stronę, umożliwiając szczegółowe śledzenie zaangażowania
• link.expired - Wysyłane, gdy link czasowy osiągnie datę wygaśnięcia

Możesz wybrać, które zdarzenia wysłać dla każdego punktu końcowego webhooka, utrzymując ładunki odpowiednie dla każdej integracji.

Panel ustawień webhooków w SendNow pokazujący URL punktu końcowego i wybór zdarzeń

Jak skonfigurować webhook SendNow

1. Przejdź do Ustawienia, następnie Integracje, a potem Webhooki w swoim obszarze roboczym SendNow.
2. Kliknij Dodaj punkt końcowy i wprowadź URL odbiorcy webhooka swojego CRM.
3. Wybierz zdarzenia, które chcesz wysłać (w większości przypadków CRM, document.viewed i document.downloaded są wystarczające).
4. Skopiuj sekret podpisu webhooka i skonfiguruj go w odbiorniku webhooka swojego CRM, aby zweryfikować autentyczność ładunku.
5. Zapisz punkt końcowy. SendNow wyśle ładunek testowy, aby potwierdzić połączenie.
6. Mapuj przychodzące pola JSON do pól rekordów kontaktów lub transakcji w swoim CRM.

Dla większości platform CRM krok mapowania jest obsługiwany w warstwie pośredniej, takiej jak Zapier, Make (dawniej Integromat) lub niestandardowa funkcja bezserwerowa. Jeśli Twój CRM ma natywne wsparcie dla webhooków, możesz mapować pola bezpośrednio.

Przykłady mapowania CRM

HubSpot: Mapuj document.viewed do wpisu w dzienniku aktywności kontaktu i aktualizuj właściwość etapu transakcji, gdy propozycja jest wyświetlana po raz pierwszy.

Salesforce: Utwórz niestandardowy obiekt aktywności, który rejestruje każde zdarzenie document.viewed w odpowiednim rekordzie możliwości, w tym znacznik czasu, identyfikator odbiorcy i liczbę stron.

Pipedrive: Użyj webhooka, aby dodać notatkę do odpowiedniej karty transakcji za każdym razem, gdy dokument jest otwierany, i uruchom automatyczne zadanie follow-up.

Porównanie ręcznych aktualizacji CRM z integracją webhooków

Rozważania dotyczące GDPR dla danych webhooków

Gdy kierujesz dane o zaangażowaniu dokumentów do CRM za pomocą webhooków, przetwarzasz dane osobowe (konkretnie identyfikatory i dane behawioralne związane z zidentyfikowanymi kontaktami). Zgodnie z GDPR, to przetwarzanie musi mieć podstawę prawną, a dane muszą być przechowywane tylko tak długo, jak to konieczne.

Dla większości przypadków użycia B2B w finansach, uzasadniony interes lub konieczność umowna stanowią ważną podstawę. Upewnij się, że polityki przechowywania danych w Twoim CRM są skonfigurowane do usuwania lub anonimizacji rekordów zaangażowania po określonym czasie. Ładunki webhooków SendNow zawierają tylko te punkty danych, które wyraźnie skonfigurowałeś, minimalizując niepotrzebny transfer danych.

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z kompletnym przewodnikiem po inteligencji dokumentów i sprzedaży oraz przewodnikiem na temat automatyzacji follow-upów z Zapier i śledzeniem dokumentów.

Rekord CRM automatycznie zaktualizowany o zdarzenie otwarcia dokumentu z webhooka SendNow

Najlepsze praktyki dla integracji webhooków CRM

• Użyj unikalnego linku dokumentu dla każdego odbiorcy, aby zdarzenia webhooków mogły być mapowane do konkretnych kontaktów, a nie do ogólnego linku udostępnionego.
• Zawieraj identyfikator referencyjny w ustawieniach linku, który odpowiada identyfikatorowi kontaktu lub transakcji w CRM, co ułatwia mapowanie pól.
• Monitoruj dzienniki dostarczania webhooków w SendNow, aby potwierdzić, że zdarzenia docierają do Twojego CRM niezawodnie.
• Skonfiguruj logikę ponownego próby w odbiorniku webhooków swojego CRM, aby obsłużyć rzadki przypadek nieudanej dostawy.
• Ogranicz zdarzenia do tych, na które faktycznie będziesz działać. Jeśli Twój zespół nie śledzi widoków na poziomie stron w CRM, nie wysyłaj zdarzeń document.page_viewed, ponieważ stworzą one hałas bez dodawania wartości.

Zautomatyzuj swój CRM za pomocą inteligencji dokumentów

Połączenie śledzenia dokumentów z Twoim CRM przekształca Twoje rekordy w pipeline z niekompletnych dzienników kontaktów w pełny obraz zaangażowania potencjalnych klientów i klientów. Skonfiguruj webhooki SendNow już dziś i przestań tracić inteligencję transakcji na rzecz procesów ręcznych.

Rozpocznij na sendnow.live.

---

Najczęściej zadawane pytania

Q: Czy SendNow obsługuje webhooki we wszystkich planach? A: Integracja webhooków jest dostępna w profesjonalnych planach SendNow. Odwiedź sendnow.live po szczegóły dotyczące aktualnych planów.

Q: W jakim formacie są ładunki webhooków SendNow? A: Ładunki są wysyłane jako JSON za pomocą HTTP POST do skonfigurowanego punktu końcowego.

Q: Czy mogę jednocześnie połączyć się z wieloma platformami CRM? A: Tak. Możesz dodać wiele punktów końcowych webhooków w SendNow, z których każdy odbiera te same lub różne typy zdarzeń.

Q: Jak mogę zweryfikować, że ładunek webhooka pochodzi z SendNow? A: SendNow dołącza sekret podpisu do każdej konfiguracji webhooka. Użyj tego, aby zweryfikować podpis HMAC na przychodzących ładunkach przed ich przetworzeniem.

Q: Czy mogę przetestować webhook bez wysyłania rzeczywistego dokumentu? A: Tak. SendNow wysyła ładunek testowy, gdy zapisujesz nowy punkt końcowy webhooka, co pozwala zweryfikować połączenie i mapowanie pól przed uruchomieniem.

Q: Czy webhook zawiera adres e-mail odbiorcy? A: Jeśli kontrola dostępu jest włączona na linku dokumentu i odbiorca zweryfikował swój e-mail, ładunek zawiera jego identyfikator. Bez kontroli dostępu zawiera tylko metadane urządzenia i sesji.

Q: Co się stanie, jeśli mój punkt końcowy CRM będzie tymczasowo niedostępny? A: SendNow ponawia nieudane dostawy webhooków zgodnie z określonym harmonogramem ponawiania. Sprawdź dzienniki integracji SendNow, aby monitorować status dostawy.

Q: Czy mogę filtrować zdarzenia webhooków według dokumentu lub odbiorcy? A: Możesz skonfigurować typy zdarzeń na poziomie punktu końcowego. Aby filtrować według dokumentu, użyj osobnego punktu końcowego dla każdej kategorii dokumentów i odpowiednio kieruj ładunki.