So fügen Sie einen Einmalpasswortschutz zu einem Dokumentenlink hinzu

Der Einmalpasswortschutz (OTP) für einen Dokumentenlink fügt einen Verifizierungsschritt hinzu, der vom Empfänger verlangt, einen Code einzugeben, der an seine E-Mail gesendet wurde, bevor er die Datei anzeigen kann. Dies stellt sicher, dass selbst wenn ein Link an einen unbeabsichtigten Empfänger weitergeleitet wird, diese Person das Dokument nicht öffnen kann, ohne Zugang zum ursprünglichen E-Mail-Konto zu haben. Es ist eine der effektivsten Methoden, um zu bestätigen, dass die richtige Person Ihre sensiblen Finanzdokumente einsehen kann.

So funktioniert der OTP-Dokumentenschutz

Der OTP-Ablauf für einen sicheren Dokumentenlink funktioniert wie folgt:

1. Der Absender erstellt einen Freigabelink und aktiviert die OTP-Authentifizierung in den Linkeinstellungen.
2. Der Empfänger klickt auf den Link und sieht eine Authentifizierungsaufforderung.
3. Er gibt seine E-Mail-Adresse ein.
4. Wenn die E-Mail mit der autorisierten Adresse übereinstimmt, die vom Absender angegeben wurde, wird ein sechsstelliger Code an dieses Postfach gesendet.
5. Der Empfänger gibt den Code ein und erhält Zugang zum Dokument.

Jeder Code ist für eine einmalige Verwendung gültig und läuft in der Regel innerhalb von zehn Minuten ab. Wenn der Link an jemanden weitergeleitet wird, dessen E-Mail nicht mit der autorisierten Adresse übereinstimmt, wird er bei Schritt vier blockiert. Wenn die richtige E-Mail-Adresse eingegeben wird, der Code jedoch nicht innerhalb des Gültigkeitsfensters verwendet wird, läuft die Sitzung ab und ein neuer Code muss angefordert werden.

Warum Finanzteams OTP für Dokumentenlinks verwenden

Die grundlegende Schwäche eines jeden freigegebenen Links besteht darin, dass er weitergeleitet werden kann. Ein Link, der an einen einzigen vertrauenswürdigen Geschäftspartner gesendet wird, kann in Sekunden an einen Wettbewerber, Journalisten oder Regulierungsbehörden weitergegeben werden. Der OTP-Schutz schließt diese Lücke, indem der Zugriff auf den Link an die Kontrolle eines bestimmten E-Mail-Postfachs gebunden wird, anstatt an den Besitz einer URL.

Dies ist in den folgenden Szenarien besonders wichtig:

Investitionsvorschläge und Term Sheets. Diese Dokumente werden nur mit einer kleinen Anzahl von Geschäftspartnern geteilt. Zu wissen, dass nur die genannten Personen sie angesehen haben, schützt vor Informationslecks, die Verhandlungen oder Bewertungen beeinträchtigen könnten.

Vorstandsunterlagen. Protokolle und Beschlüsse des Vorstands sind hochsensibel. OTP stellt sicher, dass der Zugriff auf die im Freigabelink aufgeführten Direktoren beschränkt ist, selbst wenn eine Kopie des Links im Posteingang eines Assistenten landet.

Due-Diligence-Pakete. Ein Datenraumindex oder ein zusammenfassendes Dokument, das während eines M&A-Prozesses geteilt wird, sollte nur den genehmigten Bietern zugänglich sein. OTP fügt ein Verifizierungstor hinzu, das diese Liste durchsetzt.

Regulatorische Offenlegungen. Einige Compliance-Prozesse erfordern die Bestätigung, dass eine bestimmte benannte Person ein Dokument erhalten und überprüft hat. Die OTP-Authentifizierung bietet einen nachweisbaren Nachweis dieser Bestätigung.

SendNow Create Link panel showing OTP authentication toggle

So aktivieren Sie OTP für einen Dokumentenlink in SendNow

SendNow bietet die OTP-Authentifizierung als native Zugriffskontrolloption für jeden Freigabelink an. Um es zu aktivieren:

1. Laden Sie Ihr Dokument hoch und klicken Sie auf Link erstellen.
2. Aktivieren Sie im Abschnitt Zugriffskontrolle die OTP-Authentifizierung.
3. Geben Sie die autorisierte E-Mail-Adresse oder Adressen ein.
4. Generieren Sie den Link und senden Sie ihn an den Empfänger.

Wenn der Empfänger den Link öffnet, sieht er einen Authentifizierungsbildschirm, der ihn auffordert, seine E-Mail einzugeben. SendNow überprüft die E-Mail mit der autorisierten Liste, sendet das OTP und gewährt den Zugriff nach erfolgreicher Eingabe. Der gesamte Austausch wird im Prüfprotokoll des Dokuments protokolliert, sodass Sie einen nachweisbaren Nachweis darüber haben, wer sich authentifiziert hat und wann.

OTP vs. andere Zugriffskontrolloptionen

OTP bietet die stärkste Identitätsverifizierung aller standardmäßigen Zugriffskontrolloptionen. Ein Passwort kann zusammen mit dem Link geteilt werden. Eine E-Mail-Domänenbeschränkung bestätigt, dass der Empfänger in der richtigen Organisation arbeitet, jedoch nicht, dass er die spezifische Person ist. OTP bestätigt, dass die Person, die das Dokument öffnet, Zugang zu dem spezifischen E-Mail-Postfach hat, das Sie autorisiert haben.

Kombination von OTP mit anderen Sicherheitsebenen

Der OTP-Schutz ist am effektivsten, wenn er mit anderen Dokumentensicherheitskontrollen kombiniert wird:

• Ablaufdatum: Setzen Sie den Link so, dass er nach dem Meeting, der Unterschriftsfrist oder dem Due-Diligence-Fenster abläuft, sodass das Dokument nicht mehr zugänglich ist, selbst wenn das OTP schließlich kompromittiert wird.
• Ansichtslimit: Beschränken Sie den Link auf eine maximale Anzahl von Ansichten pro E-Mail-Adresse, sodass der Empfänger keine Anmeldedaten teilen und mehrere Personen den Code eingeben können.
• Dynamisches Wasserzeichen: Wenden Sie ein zuschauer-spezifisches Wasserzeichen an, sodass Sie, falls Inhalte trotz OTP-Schutz geleakt werden, die authentifizierte Sitzung identifizieren können, aus der sie stammen.
• Prüfprotokoll: Jeder OTP-Authentifizierungsversuch, erfolgreich oder nicht, wird mit einem Zeitstempel und Gerätedetails protokolliert.

SendNow viewer OTP entry authentication screen

OTP und DSGVO-Überlegungen

Unter der DSGVO der EU gehört die Implementierung starker Zugriffskontrollen für Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, zu den Anforderungen des Artikels 32 für angemessene technische Sicherheitsmaßnahmen. Die OTP-Authentifizierung ist eine anerkannte Multi-Faktor-Kontrolle, die die Absicht zeigt, den Zugriff auf autorisierte Personen zu beschränken. In Kombination mit einem Prüfprotokoll, das jedes Authentifizierungsereignis aufzeichnet, bietet sie eine starke Grundlage für die Demonstration der DSGVO-Konformität im Falle einer Anfrage durch eine Aufsichtsbehörde.

Was passiert, wenn ein OTP fehlschlägt

Wenn eine unbefugte Person versucht, auf einen OTP-geschützten Link zuzugreifen:

• Wenn sie eine E-Mail eingibt, die nicht auf der autorisierten Liste steht, wird sie sofort blockiert und erhält eine allgemeine Zugriffsverweigerungsnachricht. Es wird kein Code gesendet.
• Wenn sie die richtige E-Mail eingibt, der Code jedoch abläuft, endet die Sitzung. Der fehlgeschlagene Versuch wird protokolliert.
• Wenn sie einen falschen Code eingibt, erhält sie eine feste Anzahl von Versuchen, bevor die Sitzung gesperrt wird.

Alle diese Ereignisse werden im Prüfprotokoll aufgezeichnet, sodass Sie sehen können, ob jemand einen Link überprüft.

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• So schützen Sie ein PDF-Dokument kostenlos mit einem Passwort
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Häufig gestellte Fragen

F: Was ist ein OTP im Kontext des Dokumentenaustauschs?
A: Ein OTP (Einmalpasswort) ist ein temporärer Code, der an die E-Mail des Empfängers gesendet wird und eingegeben werden muss, bevor er das Dokument anzeigen kann. Es verifiziert, dass die Person, die den Link öffnet, das E-Mail-Postfach kontrolliert, mit dem der Link geteilt wurde.

F: Kann der OTP-Schutz durch das Weiterleiten des Codes umgangen werden?
A: Ja, wenn ein Empfänger sowohl den Link als auch den OTP-Code teilt, kann eine andere Person Zugriff erhalten. Dies erfordert jedoch eine aktive Zusammenarbeit des autorisierten Empfängers, was Verantwortung und ein klares Prüfprotokoll darüber schafft, wer authentifiziert wurde.

F: Funktioniert OTP auf mobilen Geräten?
A: Ja. Der OTP-Authentifizierungsbildschirm ist vollständig responsiv und funktioniert in jedem modernen mobilen oder Desktop-Browser.

F: Wie lange ist ein OTP-Code gültig?
A: Bei SendNow laufen OTP-Codes innerhalb von zehn Minuten nach dem Versand ab. Wenn sie in diesem Zeitraum nicht verwendet werden, muss ein neuer Code angefordert werden.

F: Kann ich OTP für mehrere Empfänger im selben Link verlangen?
A: Ja. Sie können mehrere autorisierte E-Mail-Adressen zu einem einzigen OTP-geschützten Link hinzufügen. Jeder Empfänger authentifiziert sich mit seiner eigenen E-Mail und erhält seinen eigenen Code.

F: Erfüllt OTP die Anforderungen an die Multi-Faktor-Authentifizierung?
A: Die OTP-E-Mail-Authentifizierung ist ein zweiter Faktor, wenn sie mit dem Link selbst (etwas, das Sie haben) kombiniert wird. Sie erfüllt die MFA-Anforderungen in vielen internen Sicherheitsrichtlinien und einigen regulatorischen Rahmenbedingungen.

F: Wird das OTP-Authentifizierungsevent aufgezeichnet?
A: Ja. Jede OTP-Anfrage, erfolgreiche Authentifizierung und fehlgeschlagener Versuch wird im Prüfprotokoll des Dokuments mit einem Zeitstempel und Gerätedetails aufgezeichnet.

F: Kann ich OTP zusammen mit einem Ansichtslimit oder Ablaufdatum verwenden?
A: Ja. Die OTP-Authentifizierung kann mit jeder anderen Zugriffskontrolle von SendNow kombiniert werden, einschließlich Ansichtslimits, Ablaufdaten und dynamischem Wasserzeichen.

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