Comment connecter le suivi des documents à votre CRM via des webhooks

Le système de webhook de SendNow envoie des événements de document en temps réel directement à tout point de terminaison que vous spécifiez, y compris votre CRM, de sorte que chaque ouverture, téléchargement et complétion de document est enregistré automatiquement sans saisie manuelle des données. Ce guide explique comment configurer les webhooks SendNow, quelles données sont envoyées et comment mapper les événements de document aux enregistrements CRM pour Salesforce, HubSpot et d'autres plateformes.

Pourquoi l'engagement des documents appartient à votre CRM

Votre CRM est la source unique de vérité pour vos relations avec les clients et les prospects. Les journaux d'activité, les étapes des affaires, l'historique des contacts et les tâches de suivi y résident tous. Mais la plupart des enregistrements CRM ont un angle mort : ils ne capturent pas ce qui se passe après que vous ayez partagé un document. Le prospect a-t-il ouvert la proposition ? L'investisseur a-t-il lu le document de conditions ? Le client a-t-il téléchargé le rapport ?

Sans données d'engagement des documents dans votre CRM, vos enregistrements de pipeline sont incomplets. Les équipes de vente prennent des décisions uniquement sur la base de l'activité par e-mail, alors que l'engagement des documents est souvent un signal plus fort d'intention d'achat. Un prospect qui ouvre votre proposition trois fois en deux jours est beaucoup plus engagé qu'un autre qui n'a tout simplement pas répondu à votre e-mail.

Connecter SendNow à votre CRM via des webhooks comble cette lacune. Chaque fois qu'un événement suivi se produit dans SendNow, une charge utile JSON structurée est envoyée à votre CRM en temps réel, et votre enregistrement CRM est mis à jour avec des données d'engagement précises.

Quels événements les webhooks SendNow peuvent-ils capturer

Les webhooks SendNow prennent en charge les événements suivants :

• document.viewed - Déclenché lorsqu'un destinataire ouvre le lien du document
• document.downloaded - Déclenché lorsqu'un destinataire télécharge une copie (si les téléchargements sont activés)
• document.completed - Déclenché lorsqu'un destinataire effectue une action requise (signature, révision de salle de données)
• document.page_viewed - Déclenché par page, permettant un suivi d'engagement granulaire
• link.expired - Déclenché lorsqu'un lien chronométré atteint sa date d'expiration

Vous pouvez sélectionner quels événements envoyer par point de terminaison de webhook, en gardant les charges utiles pertinentes pour chaque intégration.

Panneau des paramètres de webhook dans SendNow montrant l'URL du point de terminaison et la sélection des événements

Comment configurer un webhook SendNow

1. Allez dans Paramètres, puis Intégrations, puis Webhooks dans votre espace de travail SendNow.
2. Cliquez sur Ajouter un point de terminaison et entrez l'URL du récepteur de webhook de votre CRM.
3. Sélectionnez les événements que vous souhaitez envoyer (pour la plupart des cas d'utilisation CRM, document.viewed et document.downloaded sont suffisants).
4. Copiez le secret de signature du webhook et configurez-le dans le récepteur de webhook de votre CRM pour vérifier l'authenticité de la charge utile.
5. Enregistrez le point de terminaison. SendNow enverra une charge utile de test pour confirmer la connexion.
6. Mappez les champs JSON entrants aux champs d'enregistrement de contact ou d'affaire de votre CRM.

Pour la plupart des plateformes CRM, l'étape de mappage est gérée dans une couche intermédiaire telle que Zapier, Make (anciennement Integromat), ou une fonction sans serveur personnalisée. Si votre CRM prend en charge nativement les webhooks, vous pouvez mapper les champs directement.

Exemples de mappage CRM

HubSpot : Mappez document.viewed à une entrée de journal d'activité de contact et mettez à jour la propriété de l'étape de l'affaire lorsque la proposition est vue pour la première fois.

Salesforce : Créez un objet d'activité personnalisé qui enregistre chaque événement document.viewed contre l'enregistrement d'opportunité pertinent, y compris l'horodatage, l'identifiant du destinataire et le nombre de pages.

Pipedrive : Utilisez le webhook pour ajouter une note à la carte d'affaire pertinente chaque fois qu'un document est ouvert, et déclenchez une tâche de suivi automatisée.

Comparaison des mises à jour manuelles du CRM vs intégration de webhook

Considérations GDPR pour les données de webhook

Lorsque vous acheminez des données d'engagement des documents vers un CRM via des webhooks, vous traitez des données personnelles (en particulier, des identifiants et des données comportementales associées à des contacts identifiés). En vertu du GDPR, ce traitement doit avoir une base légale, et les données doivent être stockées uniquement aussi longtemps que nécessaire.

Pour la plupart des cas d'utilisation B2B dans le secteur financier, l'intérêt légitime ou la nécessité contractuelle fournissent une base valide. Assurez-vous que les politiques de conservation des données de votre CRM sont configurées pour supprimer ou anonymiser les enregistrements d'engagement au-delà d'une période définie. Les charges utiles de webhook de SendNow incluent uniquement les points de données que vous avez explicitement configurés, minimisant le transfert de données inutiles.

Pour en savoir plus, consultez le guide complet sur l'intelligence documentaire et les ventes et le guide sur l'automatisation des suivis avec Zapier et le suivi des documents.

Enregistrement CRM automatiquement mis à jour avec l'événement d'ouverture de document du webhook SendNow

Meilleures pratiques pour l'intégration de webhook CRM

• Utilisez un lien de document unique par destinataire afin que les événements de webhook puissent être mappés à des contacts spécifiques plutôt qu'à un lien de partage générique.
• Incluez un ID de référence dans vos paramètres de lien qui correspond à l'ID de contact ou d'affaire du CRM, ce qui rend le mappage des champs simple.
• Surveillez les journaux de livraison des webhooks dans SendNow pour confirmer que les événements atteignent votre CRM de manière fiable.
• Configurez une logique de réessai dans le récepteur de webhook de votre CRM pour gérer le cas rare d'une livraison échouée.
• Limitez les événements à ceux sur lesquels vous allez réellement agir. Si votre équipe ne suit pas les vues au niveau de la page dans le CRM, ne pas envoyer d'événements document.page_viewed, car ils créeront du bruit sans ajouter de valeur.

Automatisez votre CRM avec l'intelligence documentaire

Connecter le suivi des documents à votre CRM transforme vos enregistrements de pipeline d'un journal de contacts incomplet en une image complète de l'engagement des prospects et des clients. Configurez les webhooks SendNow aujourd'hui et arrêtez de perdre l'intelligence des affaires à cause de processus manuels.

Commencez dès maintenant sur sendnow.live.

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Questions Fréquemment Posées

Q : SendNow prend-il en charge les webhooks sur tous les plans ? R : L'intégration de webhook est disponible sur les plans professionnels de SendNow. Visitez sendnow.live pour les détails des plans actuels.

Q : Quel format ont les charges utiles de webhook de SendNow ? R : Les charges utiles sont envoyées au format JSON via HTTP POST au point de terminaison que vous configurez.

Q : Puis-je me connecter à plusieurs plateformes CRM simultanément ? R : Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs points de terminaison de webhook dans SendNow, chacun recevant les mêmes ou différents types d'événements.

Q : Comment vérifier qu'une charge utile de webhook provient de SendNow ? R : SendNow inclut un secret de signature avec chaque configuration de webhook. Utilisez cela pour vérifier la signature HMAC sur les charges utiles entrantes avant de les traiter.

Q : Puis-je tester le webhook sans envoyer un vrai document ? R : Oui. SendNow envoie une charge utile de test lorsque vous enregistrez un nouveau point de terminaison de webhook, vous permettant de vérifier la connexion et le mappage des champs avant de passer en production.

Q : Le webhook inclut-il l'adresse e-mail du destinataire ? R : Si le contrôle d'accès est activé sur le lien du document et que le destinataire a vérifié son e-mail, la charge utile inclut son identifiant. Sans contrôle d'accès, elle inclut uniquement des métadonnées sur l'appareil et la session.

Q : Que se passe-t-il si mon point de terminaison CRM est temporairement indisponible ? R : SendNow réessaie les livraisons de webhook échouées selon un calendrier de réessai défini. Vérifiez vos journaux d'intégration SendNow pour surveiller l'état de livraison.

Q : Puis-je filtrer les événements de webhook par document ou par destinataire ? R : Vous pouvez configurer les types d'événements au niveau du point de terminaison. Pour un filtrage par document, utilisez un point de terminaison séparé par catégorie de document et acheminez les charges utiles en conséquence.