Comment partager des documents depuis votre propre domaine personnalisé

Le partage de documents sur un domaine personnalisé signifie que chaque lien que vous envoyez à des clients, investisseurs ou prospects utilise le domaine de votre entreprise, tel que docs.acmecapital.com ou files.votreentreprise.co.uk, plutôt qu'une URL générique d'une plateforme tierce. Cela prend moins de dix minutes à configurer dans SendNow et fait une différence mesurable dans la façon dont votre entreprise est perçue par les personnes recevant vos documents.

Pourquoi le domaine sur lequel vivent vos documents est important

Lorsque vous envoyez à un client un lien vers un document, l'URL qu'il voit et sur laquelle il clique est un signal. Un lien lisant sendnow.live/d/abc123xyz communique que vous utilisez un outil externe. Un lien lisant docs.acmecapital.com/q1-report communique que votre entreprise gère un environnement de documents professionnel et contrôlé.

Dans les services financiers, où la confiance est la base de chaque relation client, l'apparence professionnelle de vos communications est importante. Les gestionnaires de fonds, conseillers en patrimoine et institutions financières envoyant des documents à des investisseurs institutionnels ou à des clients fortunés ont besoin que chaque point de contact reflète les normes de qualité de leur entreprise. Une URL de plateforme générique dans une communication client, en particulier pour des documents sensibles tels que des propositions d'investissement ou des documents d'intégration, peut subtilement miner cette impression.

À quoi ressemble un domaine personnalisé en pratique

Sans un domaine personnalisé, votre lien de document pourrait ressembler à ceci : https://sendnow.live/d/4kR9mQpZ

Avec un domaine personnalisé configuré, le même lien devient : https://docs.acmecapital.com/q1-investor-update

Le destinataire voit une URL qui appartient à votre entreprise. Le document se charge toujours à partir de l'infrastructure de SendNow, avec toutes les analyses associées, le contrôle d'accès et les fonctionnalités de sécurité entièrement intactes. La seule chose qui change est la couche de présentation.

Paramètres de domaine personnalisé montrant la configuration docs.votreentreprise.com

Comment configurer un domaine personnalisé sur SendNow

Le processus de configuration implique trois étapes qui ne nécessitent aucune intervention de développeur.

Étape un : Choisissez votre sous-domaine. Décidez du sous-domaine que vous souhaitez utiliser. Les choix courants pour les entreprises financières incluent docs., files., portal., ou share. suivis de votre domaine principal.

Étape deux : Ajoutez un enregistrement DNS. Dans les paramètres DNS de votre fournisseur de domaine, ajoutez un enregistrement CNAME pointant votre sous-domaine choisi vers le point de terminaison désigné de SendNow. Votre équipe informatique ou votre registraire de domaine peut gérer cela en quelques minutes.

Étape trois : Vérifiez dans SendNow. Entrez votre sous-domaine dans les paramètres de domaine personnalisé de SendNow, cliquez sur vérifier, et la plateforme confirme la connexion. Tous les nouveaux liens que vous créez utiliseront automatiquement votre domaine personnalisé à partir de ce moment.

Domaines personnalisés et RGPD

D'un point de vue des données et de la confidentialité, un domaine personnalisé ne change pas le traitement sous-jacent des données personnelles. SendNow continue d'agir en tant que processeur de données dans le cadre de la relation de contrôleur de données de votre entreprise. Vos avis de confidentialité doivent mentionner SendNow en tant que sous-traitant, ce qui est une pratique standard pour les institutions financières régulées par l'UE utilisant des outils de gestion de documents basés sur le cloud.

Lien de document affiché comme un domaine de marque d'entreprise

Qui bénéficie le plus du partage de documents sur domaine personnalisé

Les gestionnaires d'actifs et les administrateurs de fonds envoyant des mises à jour aux investisseurs, des fiches d'information et des divulgations réglementaires bénéficient des domaines personnalisés comme une extension cohérente de leurs normes de communication en relations investisseurs.

Les conseillers financiers et les gestionnaires de patrimoine présentant des propositions ou des revues de portefeuille à des clients gagnent en crédibilité grâce à un lien professionnel et de marque plutôt qu'à une URL tierce.

Les entreprises de technologie financière utilisant SendNow comme partie de leur infrastructure orientée client peuvent maintenir une expérience entièrement de marque à travers chaque document qu'elles partagent, en cohérence avec leurs normes de conception de produit.

Les équipes de conformité et d'opérations produisant des rapports réglementaires ou de documentation d'audit bénéficient de l'autorité supplémentaire qu'un domaine appartenant à l'entreprise confère aux régulateurs et aux auditeurs.

Questions Fréquemment Posées

Qu'est-ce que le partage de documents sur domaine personnalisé ?

C'est la capacité de partager des liens de documents qui utilisent le nom de domaine de votre entreprise plutôt que l'URL de la plateforme hébergeant le document.

Ai-je besoin de compétences techniques pour configurer un domaine personnalisé sur SendNow ?

Vous devez seulement ajouter un seul enregistrement DNS CNAME chez votre registraire de domaine, ce qui prend quelques minutes et ne nécessite aucune programmation ou intervention de développeur.

Mes analyses de documents fonctionneront-elles toujours avec un domaine personnalisé ?

Oui. Toutes les analyses, contrôles d'accès, notifications et fonctionnalités de sécurité de SendNow continuent de fonctionner exactement comme d'habitude. Le domaine personnalisé n'affecte que l'URL que vos destinataires voient.

Puis-je utiliser un domaine personnalisé pour tous mes documents ou seulement certains ?

Une fois que votre domaine personnalisé est configuré dans SendNow, tous les nouveaux liens que vous créez l'utiliseront par défaut. Vous pouvez toujours partager des liens sans le domaine personnalisé si nécessaire pour des cas d'utilisation spécifiques.

Comment un domaine personnalisé affecte-t-il la délivrabilité des e-mails ?

Les liens d'un domaine d'entreprise reconnu sont moins susceptibles de déclencher des filtres anti-spam que les liens de domaines de plateforme génériques, ce qui peut être un avantage significatif pour la distribution de documents à grande échelle.

Puis-je avoir plus d'un domaine personnalisé sur SendNow ?

Cela dépend de votre plan SendNow. Les plans entreprise prennent généralement en charge plusieurs domaines personnalisés, ce qui est utile pour les entreprises gérant plusieurs marques ou entités orientées client.

Que se passe-t-il avec les liens existants si j'ajoute un domaine personnalisé ?

Les liens existants créés avant la configuration du domaine personnalisé continueront de fonctionner comme auparavant. Le domaine personnalisé s'applique aux nouveaux liens créés après la configuration.

Un domaine personnalisé est-il la même chose que le white-labelling ?

Un domaine personnalisé est un élément d'une configuration de white-label. Le white-labelling complet inclut également la suppression de la marque SendNow de l'afficheur de documents, l'ajout de votre propre logo et de votre schéma de couleurs, et éventuellement la personnalisation des notifications par e-mail envoyées aux destinataires.

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