Condivisione di file conforme al GDPR: 7 strumenti a confronto (2026)

Updated 24 ottobre 2026•⏱️ 13 min read

AI Quick Summary (TL;DR)

Nessuno strumento di condivisione file è conforme al GDPR da solo. La conformità dipende dal fornitore e da come lo configuri. Hai bisogno di un DPA firmato (Articolo 28), di una base legale per qualsiasi trasferimento al di fuori dell'UE (Capitolo V), di crittografia e controllo degli accessi (Articolo 32), e di registri che ti dicano cosa è stato accesso se qualcosa va storto (Articolo 33).

Condivisione di file sensibili con persone al di fuori della tua azienda e vedere chi li ha letti: SendNow. È il nostro prodotto, ed è ospitato su AWS negli Stati Uniti, quindi ti affidi a un meccanismo di trasferimento (vedi sotto).
Archiviazione di team crittografata ospitata in Europa: Tresorit.
Già su Microsoft 365: SharePoint con il Confine Dati UE.
Controllo completo sui propri server: Nextcloud.

Immagine di intestazione degli strumenti di condivisione file conformi al GDPR

Ultimo aggiornamento 24 ottobre 2026. Cosa è cambiato: tutti i prezzi ricontrollati sui siti dei fornitori, una risposta chiara sugli strumenti ospitati negli Stati Uniti dopo la sentenza Latombe del 2025, una tabella "quale regola di trasferimento si applica", un elenco di controllo DPA, note corrette in tedesco e francese, e un FAQ costruita dalle domande che le persone pongono su Reddit's r/gdpr.

Strumento	Dove sono memorizzati i dati	Punto di forza principale	Analisi a livello di pagina per destinatario	NDA obbligatorio	Prezzo (controllato il 24 ott 2026)
SendNow	AWS, Stati Uniti	Condivisione esterna con tracciamento, NDA, filigrane	Sì	Sì (Pro e superiori)	$6.25/mese con fatturazione annuale ($9 mensile), 1 posto
Tresorit	UE/Svizzera, con opzioni di residenza dei dati	Archiviazione crittografata a conoscenza zero	Analisi documenti su Business Pro	No	Business: almeno 3 utenti; circa €16/utente/mese annuale (dato di terzi)
Proton Drive Professional	Svizzera	Archiviazione crittografata end-to-end	No	No	$9.99/utente/mese fatturato mensilmente
SharePoint (Confine Dati UE)	UE/EFTA	Si integra con Microsoft 365	No	No	Incluso nei piani aziendali di Microsoft 365
Nextcloud	Ovunque tu lo ospiti	Controllo completo dei dati, open source	No	No	Gratuito self-hosted; Enterprise da €71.29/utente/anno (100+ utenti)
Oodrive	Francia (opzione SecNumCloud)	Cloud sovrano francese	Base	No	Preventivo
ShareFile	Scelta delle zone di archiviazione	Portali clienti e richieste	Base	No	Avanzato $16.50/utente/mese annuale, minimo 3 utenti

Fonti: Prezzi SendNow, Tresorit e recensione Office Software Marketplace, Proton, Microsoft Confine Dati UE, Nextcloud, Oodrive, ShareFile.

Quale strumento si adatta a quale situazione

Se hai bisogno di...	Scegli	Perché
Inviare presentazioni, proposte o file di affari a esterni e vedere chi li ha letti	SendNow	Link per destinatario, analisi a livello di pagina, NDA obbligatorio, filigrane
Archiviazione di team crittografata in Europa	Tresorit	Crittografia a conoscenza zero, ISO 27001, opzioni di residenza dei dati
Archiviazione crittografata svizzera per un piccolo team	Proton Drive Professional	Crittografia end-to-end, condivisione semplice con password e scadenza
Rimanere all'interno di Microsoft 365	SharePoint (Confine Dati UE)	Archiviazione UE/EFTA, registri di audit Purview
Settore pubblico francese o lavoro regolamentato	Oodrive	Qualificazione ANSSI SecNumCloud dal 2019
Controllo completo su dove si trovano i dati	Nextcloud	Self-host, o Nextcloud One ospitato in Germania
Portali clienti e richieste di documenti	ShareFile	Portali strutturati, elenchi di richieste

Condividi file con esterni e scopri chi li ha letti

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Prova SendNow

Cinque cose, ciascuna legata al testo del Regolamento:

Regola GDPR	Cosa significa per la condivisione di file	Cosa cercare in uno strumento
Articolo 28: responsabili del trattamento	Il fornitore tratta i dati per te	Un DPA firmato, un elenco pubblico dei sub-responsabili
Capitolo V: trasferimenti	I dati che lasciano l'UE/SEE necessitano di una base legale	Hosting nell'UE, o una decisione di adeguatezza, o SCC
Articolo 32: sicurezza	Misure tecniche "appropriate"	Crittografia a riposo e in transito, controllo degli accessi, revoca
Articolo 5(1)(c) ed (e): minimizzazione e limiti di conservazione	Raccogli meno, conservalo per meno tempo	Date di scadenza, cancellazione automatica, chiedi solo un'email
Articolo 33: notifica di violazione entro 72 ore	Devi sapere cosa è stato esposto	Registri di accesso per persona che puoi esportare

Fonte: Testo completo del GDPR, EUR-Lex.

Sì, se hai una base di trasferimento valida. Le principali opzioni:

La tua situazione	Base di trasferimento	Cosa fare
Il fornitore è certificato secondo il Data Privacy Framework EU-US	Decisione di adeguatezza (2023)	Controlla il fornitore nella lista DPF
Il fornitore non è certificato DPF	Clausole contrattuali standard	Firma il DPA con SCC e fai una valutazione dell'impatto del trasferimento
I dati rimangono nell'UE/SEE	Nessun trasferimento	Conferma che l'accesso del personale di supporto rimanga anche nell'UE

Il 3 settembre 2025 il Tribunale Generale dell'UE ha respinto la sfida di Philippe Latombe e ha confermato il Data Privacy Framework. Fonte: EUR-Lex, Caso T-553/23 Ha presentato ricorso alla Corte di Giustizia il 31 ottobre 2025 (Caso C-703/25 P), e quel ricorso è ancora in sospeso. Fonte: EUR-Lex, Caso C-703/25 P Il DPF è valido oggi, ma i suoi due predecessori (Safe Harbor e Privacy Shield) sono stati entrambi annullati, quindi molti DPO mantengono le SCC nel contratto come backup.

Dove si trova SendNow: SendNow è ospitato su AWS negli Stati Uniti, con AES-256 a riposo e TLS 1.3 in transito. Se il tuo DPO richiede che i dati rimangano nell'UE, utilizza uno strumento ospitato nell'UE da questa lista per quei dati.

1. SendNow

Ideale per: fondatori, team finanziari e consulenti che inviano file sensibili a persone al di fuori dell'azienda.

SendNow fornisce a ciascun destinatario un link tracciato e mostra quali pagine hanno letto e per quanto tempo. Puoi richiedere un'email prima della visualizzazione (Lite), aggiungere un NDA obbligatorio e un blocco degli screenshot (Pro), e aggiungere filigrane dinamiche, una lista di autorizzazione e un dominio personalizzato (Business). Ogni piano ha visualizzatori illimitati.

Prezzo: Lite $6.25/mese con fatturazione annuale ($9 mensile), 5 documenti. Pro $9/mese con fatturazione annuale ($17 mensile), 100 documenti. Business $20/mese con fatturazione annuale ($43 mensile), 300 documenti. Micrositi Pro $12.40/mese con fatturazione annuale ($19 mensile). Un posto per piano. Fonte
Aspetto GDPR: raccogli solo un'email, imposta una scadenza, revoca qualsiasi link e mantieni un registro per persona per l'Articolo 33.
Attenzione: ospitato su AWS negli Stati Uniti. Non è un'unità di archiviazione per team.

Video: How to Share a PDF Securely and Track Who Reads It1:16 video

2. Tresorit

Ideale per: team che desiderano archiviazione e condivisione crittografate in Europa.

Tresorit è zero-knowledge: "Tresorit non può accedere ai tuoi file e chiavi." Ha la certificazione ISO 27001 e la conformità al GDPR, TISAX e FINRA, e offre un DPA personalizzato su richiesta. I link possono avere una password, scadenza, limite di apertura e "richiedere email per visualizzare". Business Pro aggiunge filigrane dinamiche, un dominio personalizzato e analisi dei documenti. Fonte: Tresorit

Prezzo: Business richiede almeno 3 utenti. La pagina di Tresorit carica i prezzi per regione; una recensione del 2026 elenca €16/utente/mese con fatturazione annuale. Fonte Prova di 14 giorni, carta richiesta.
Attenzione: nessun NDA obbligatorio; analisi a livello di pagina solo sul piano top.

3. Proton Drive Professional

Ideale per: piccoli team che desiderano archiviazione semplice, svizzera e crittografata end-to-end.

Proton afferma "neanche Proton può accedere ai tuoi dati." I link condivisi possono avere password, date di scadenza e possono essere revocati in qualsiasi momento. Fonte: Proton

Prezzo: Drive Professional $9.99/utente/mese con fatturazione mensile, 1 TB per utente.
Attenzione: nessuna analisi dei destinatari, nessun NDA obbligatorio, nessuna filigrana.

4. SharePoint (EU Data Boundary)

Ideale per: aziende già su Microsoft 365.

Microsoft ha completato il confine dei dati dell'UE il 26 febbraio 2025. La fase finale ha spostato i dati di supporto, inclusi log e note sui casi di supporto, nell'UE/SEE. Fonte: Microsoft

Prezzo: incluso nei piani aziendali di Microsoft 365.
Attenzione: la configurazione della condivisione esterna è complessa e gli ospiti spesso necessitano di un account Microsoft o di un codice. Nessuna analisi a livello di pagina.

5. Nextcloud

Ideale per: organizzazioni che desiderano il pieno controllo e hanno personale IT.

L'edizione community è gratuita da auto-ospitare. Nextcloud Enterprise parte da €71.29/utente/anno per 100 utenti. Sotto i 100 utenti, Nextcloud One è un servizio gestito "ospitato in Germania." Fonte: Nextcloud

Attenzione: sei responsabile della patching e della sicurezza. Se il server è compromesso, i file sono esposti a meno che tu non aggiunga crittografia.

6. Oodrive

Ideale per: settore pubblico francese e industrie regolamentate.

Oodrive è "certificato SecNumCloud da ANSSI dal 2019" e offre un cloud pubblico o un cloud privato SecNumCloud. Fonte: Oodrive

Prezzo: solo su preventivo.
Attenzione: processo di vendita per le imprese; analisi documentale limitata.

7. ShareFile

Ideale per: studi contabili e di servizi professionali che raccolgono file dai clienti.

Prezzo: Advanced $16.50/utente/mese con fatturazione annuale ($18.15 mensile), minimo 3 utenti. Premium $26. Virtual Data Room $69.30/utente/mese, minimo 5 utenti. Fonte: ShareFile
Attenzione: un'azienda con sede negli Stati Uniti, quindi controlla i termini di trasferimento anche se scegli una zona di archiviazione nell'UE.

Cosa controllare nel DPA di un fornitore

Sub-processori: c'è un elenco pubblico e ti informeranno prima di aggiungerne uno?
Posizione: dove sono memorizzati i dati e da dove può accedervi il personale di supporto?
Base di trasferimento: certificazione DPF, SCC o entrambi?
Notifica di violazione: quanto velocemente ti informeranno? Hai 72 ore per informare il tuo regolatore.
Cancellazione: quanto tempo ci vorrà affinché i file cancellati siano realmente scomparsi, inclusi i backup?
Audit: puoi vedere un rapporto SOC 2 o ISO 27001?

Un DPA firmato (in Germania spesso chiamato AV-Vertrag) con SCC se i dati lasciano l'UE/SEE
Sai dove sono memorizzati i dati, o hai una base di trasferimento
AES-256 a riposo e TLS 1.2+ in transito
Puoi revocare un link istantaneamente se è stato inviato alla persona sbagliata
Registro di accesso per persona con data e ora
Nessun link pubblico aperto per dati personali: verifica email, password o lista autorizzata
Elenco pubblico dei sub-processori
Date di scadenza, affinché i file non rimangano online per sempre
Filigrane dinamiche sui file più sensibili
Una politica sulla privacy che spiega i diritti di accesso, cancellazione e portabilità

Spunta cinque di queste caselle in un unico posto

Revoca qualsiasi link, imposta una scadenza, richiedi un'email e visualizza un registro per persona.

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Prova SendNow

Note specifiche per la Germania (DSGVO)

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) è semplicemente il nome tedesco per il GDPR. La Germania aggiunge la propria Legge Federale sulla Protezione dei Dati (BDSG). La protezione dei dati è applicata dal commissario federale (BfDI) e dalle autorità statali, che supervisionano la maggior parte delle aziende private.

Un DPA firmato (AV-Vertrag) è richiesto ogni volta che un fornitore elabora dati personali per te.
Gli acquirenti tedeschi spesso preferiscono fornitori con attestazione BSI C5 o hosting tedesco.
Se utilizzi uno strumento ospitato negli Stati Uniti come SendNow, registra la base di trasferimento (DPF o SCC) nei tuoi registri di elaborazione. Vedi la pagina di sicurezza di SendNow.

Note specifiche per la Francia (RGPD)

In Francia il GDPR è chiamato RGPD ed è applicato dalla CNIL. Per molti enti pubblici e operatori di vitale importanza, le norme francesi spingono verso un hosting qualificato SecNumCloud da ANSSI, progettato per proteggere contro leggi non UE come il CLOUD Act degli Stati Uniti. Oodrive è una scelta comune lì. Per la maggior parte delle aziende private, un fornitore con hosting nell'UE e un DPA solido è sufficiente.

Esempio: condividere un rapporto con un cliente dell'UE

Carica il rapporto e attiva "richiedi email", così raccogli solo l'email del visualizzatore.
Imposta una data di scadenza che corrisponda a quanto tempo il cliente ne ha bisogno.
Disattiva i download se il rapporto non deve lasciare il visualizzatore.
Quando il lavoro finisce, revoca il link.

Raccogliere solo ciò di cui hai bisogno e disattivare l'accesso quando hai finito sono le abitudini che il GDPR richiede nella pratica.

Video: How to Create a Virtual Data Room in Minutes1:52 video

Confronta gli strumenti di condivisione file con SendNow

Queste domande ricorrono continuamente su Reddit, in particolare nei thread "Soluzioni di Condivisione File Sicure" e "Servizio di condivisione dati di terze parti conforme al GDPR e con sede nell'UE?".

Nessun certificato ufficiale GDPR è ampiamente utilizzato per gli strumenti di condivisione file. Tratta i badge "conforme al GDPR" come marketing. Controlla invece il DPA, la posizione di hosting, la base di trasferimento e i rapporti di sicurezza.

È legale utilizzare uno strumento cloud statunitense per i dati personali dell'UE?

Sì, con una base di trasferimento. Il Data Privacy Framework UE-USA è stato confermato dal Tribunale Generale a settembre 2025, e un appello è in corso. Se il fornitore non è certificato DPF, utilizza SCC più una valutazione dell'impatto del trasferimento.

Può essere utilizzato in modo conforme se firmi il suo DPA e controlli dove sono memorizzati i tuoi dati. Controlla le opzioni di hosting attuali nel tuo piano con Dropbox. Non ha un NDA obbligatorio né analisi a livello di pagina.

WeTransfer è adatto per i dati personali dei clienti?

Per file a basso rischio, forse. Per dati personali sensibili, gli utenti di r/gdpr suggeriscono regolarmente strumenti con controllo degli accessi e registri di audit invece di link di trasferimento aperti. Chiunque abbia un link pubblico può aprirlo.

Ai sensi dell'Articolo 83, il massimo è fino a €20 milioni o il 4% del fatturato annuale globale, a seconda di quale sia maggiore. I fallimenti di sicurezza ai sensi dell'Articolo 32 rientrano nella fascia inferiore: fino a €10 milioni o il 2%.

Ho bisogno di un DPA per condividere file con un fornitore?

Sì, se il fornitore elabora dati personali per te (Articolo 28). In Germania questo è solitamente chiamato AV-Vertrag.

Quale strumento è migliore per condividere documenti sensibili con parti esterne?

Per la condivisione esterna tracciata con un NDA obbligatorio e filigrane, SendNow. Per lo storage crittografato ospitato nell'UE, Tresorit o Proton. SendNow è il nostro prodotto ed è ospitato negli Stati Uniti, quindi controlla la tabella rispetto alle regole del tuo DPO.

SendNow memorizza dati nell'UE?

No. SendNow è ospitato su AWS negli Stati Uniti. Utilizza AES-256 a riposo e TLS 1.3 in transito.

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Fonti

Testo completo del GDPR (EUR-Lex)
Tribunale Generale, Latombe contro Commissione, T-553/23
Appello C-703/25 P
Elenco del Data Privacy Framework
Microsoft: Confine Dati UE completato
Pagine di prezzo dei fornitori: Tresorit, Proton, Nextcloud, Oodrive, ShareFile

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About the Author: Rifana Hameem

Rifana is the founder of SendNow. She leads the team in building secure, compliant, and analytics-rich document sharing tools for finance and professional teams worldwide.

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