Comment envoyer des notifications de documents de marque qui correspondent à votre entreprise

Lorsque vous partagez un document via SendNow, l'e-mail de notification que votre client reçoit peut afficher le nom, le logo et les couleurs de votre entreprise plutôt qu'une plateforme d'envoi générique. Ce guide explique comment configurer des notifications de documents de marque dans SendNow, pourquoi un branding cohérent améliore la confiance des clients, et ce qu'il faut considérer pour la conformité au RGPD.

Le problème avec les notifications de documents génériques

La plupart des plateformes de partage de documents envoient des notifications qui semblent provenir de la plateforme elle-même, et non de votre entreprise. Votre client voit "Partagé via [Nom de la plateforme]" dans sa boîte de réception plutôt que le nom de votre entreprise. Cela rompt la continuité de votre marque à un point de contact critique.

Pour les professionnels de la finance, cela compte plus que pour d'autres secteurs. Vos clients prennent des décisions en fonction de leur confiance dans votre entreprise. Chaque communication, y compris l'e-mail leur indiquant qu'un nouveau rapport ou une proposition a été partagé, est une occasion de renforcer cette confiance. Une notification qui semble provenir d'une plateforme inconnue introduit le doute plutôt que la confiance.

Les notifications de documents de marque résolvent ce problème en présentant l'identité de votre entreprise de manière cohérente, depuis le nom de l'expéditeur de l'e-mail jusqu'au visualiseur de documents lui-même.

Ce que les notifications de marque incluent dans SendNow

Les paramètres de branding de SendNow vous permettent de contrôler plusieurs éléments de l'expérience de notification orientée client :

• Nom de l'expéditeur personnalisé : Le nom affiché dans la boîte de réception du client (par exemple, "Morgan & Partners" au lieu de "SendNow")
• Logo de l'entreprise : Affiché dans l'en-tête de l'e-mail de notification
• Couleurs de la marque : Appliquées aux boutons et éléments d'accent dans l'e-mail
• Objet personnalisé : Défini par document ou par espace de travail
• Visualiseur de documents de marque : La page où votre client ouvre le document reflète l'identité visuelle de votre entreprise

Chacun de ces éléments peut être configuré une fois au niveau de l'espace de travail et appliqué à tous les liens, ou défini individuellement par document pour un meilleur contrôle.

Branded notification email showing firm logo and colours in SendNow

Comment configurer des notifications de marque dans SendNow

Configurer des notifications de marque prend moins de cinq minutes :

1. Connectez-vous à votre espace de travail SendNow et allez dans Paramètres, puis Branding.
2. Téléchargez le logo de votre entreprise. Utilisez un PNG transparent pour de meilleurs résultats.
3. Entrez votre nom d'expéditeur personnalisé, par exemple le nom de votre entreprise ou un nom d'équipe spécifique.
4. Définissez votre couleur de marque principale en utilisant le code hexadécimal de vos directives de marque.
5. Enregistrez les paramètres. Tous les nouveaux liens de documents créés à partir de ce point refléteront le branding mis à jour.
6. Optionnellement, personnalisez l'objet de la notification pour des documents individuels en modifiant les paramètres du lien avant de partager.

Vos clients recevront désormais des notifications qui s'ouvrent avec l'identité visuelle de votre entreprise, et non avec le branding d'une plateforme tierce.

Comparaison des notifications de documents génériques et de marque

Pourquoi les notifications de marque sont importantes pour les professionnels de la finance

Dans les services financiers, la cohérence de la marque est directement liée à la crédibilité. Les clients qui reçoivent une notification professionnelle et de marque sont plus susceptibles d'ouvrir le document rapidement, moins susceptibles de marquer l'e-mail comme suspect, et plus susceptibles d'associer la qualité du contenu partagé à la réputation de votre entreprise.

Il y a également une considération de sécurité pratique. Les notifications de marque entraînent les clients à s'attendre à un aspect spécifique des partages de documents de votre entreprise. Si un client reçoit un message non marqué ou différemment marqué prétendant provenir de vous, il est plus susceptible de le reconnaître comme suspect. Un branding cohérent soutient donc la sensibilisation au phishing comme un avantage secondaire.

Pour en savoir plus sur la création d'une expérience de partage de documents professionnelle, lisez notre guide complet sur le partage de documents sécurisé. Si vous êtes intéressé par la création d'un portail de documents de marque complet pour les clients, consultez comment créer un portail de documents client de marque.

Notification settings panel showing custom sender name and logo configuration

RGPD et e-mails de notification de marque

En vertu du RGPD, les e-mails de notification qui contiennent des liens vers des documents contenant des données personnelles sont eux-mêmes soumis à des obligations de traitement des données. L'e-mail doit clairement identifier qui contacte le destinataire et pourquoi. Utiliser le nom et le branding de votre entreprise dans la notification répond à l'exigence de transparence en rendant immédiatement clair qui partage le document et dans quel contexte professionnel.

SendNow traite les e-mails de notification au sein de l'infrastructure de l'UE, et le lien du document lui-même ne transmet pas le contenu du document par e-mail. Le destinataire clique pour accéder à un visualiseur sécurisé et contrôlé, ce qui signifie que les données du document restent dans l'environnement contrôlé de SendNow plutôt que d'être envoyées en tant que pièce jointe.

Meilleures pratiques pour les notifications de documents de marque

• Utilisez votre logo principal d'entreprise, pas une sous-marque de département, sauf si vous créez un espace de travail séparé pour une équipe spécifique.
• Définissez un nom d'expéditeur professionnel qui correspond à la façon dont les clients connaissent votre entreprise. Évitez les abréviations ou les codes internes.
• Revoyez vos lignes d'objet de notification avant de partager des documents sensibles. Une ligne d'objet claire et spécifique augmente considérablement les taux d'ouverture.
• Testez l'expérience de marque avant votre premier envoi client en partageant un document test à votre propre adresse e-mail et en vérifiant son apparence sur desktop et mobile.
• Alignez les couleurs de notification avec votre signature d'e-mail et d'autres matériaux orientés client pour une expérience cohérente.

Commencez à envoyer des notifications de documents de marque professionnelles

Vos clients méritent de recevoir des documents d'une manière qui reflète la qualité de votre entreprise. Configurez des notifications de marque dans SendNow aujourd'hui et assurez-vous que chaque partage renforce votre identité professionnelle.

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Questions fréquemment posées

Q : Puis-je utiliser un nom d'expéditeur différent pour différents clients ?
R : Oui. Bien que le branding de l'espace de travail définisse un défaut, vous pouvez personnaliser la ligne d'objet de notification et les détails de l'expéditeur par lien si nécessaire.

Q : Mon client doit-il savoir qu'il utilise SendNow ?
R : Non. Avec les notifications de marque activées, les clients ne voient que le nom et le logo de votre entreprise. SendNow fonctionne comme une couche de marque blanche derrière votre marque.

Q : Puis-je télécharger plusieurs logos pour différentes équipes ?
R : Vous pouvez créer des espaces de travail séparés pour différentes équipes, chacun avec ses propres paramètres de branding, logo et nom d'expéditeur.

Q : Les notifications de marque affecteront-elles la délivrabilité des e-mails ?
R : L'infrastructure e-mail de SendNow est optimisée pour la délivrabilité. Utiliser un nom d'expéditeur et une ligne d'objet professionnels améliore en fait les taux d'ouverture par rapport aux notifications de plateforme génériques.

Q : Puis-je prévisualiser à quoi ressemble la notification de marque avant d'envoyer ?
R : Oui. Vous pouvez envoyer un document test à vous-même avant de le partager avec un client pour vérifier que l'expérience de marque est correcte.

Q : La configuration des notifications de marque nécessite-t-elle des connaissances techniques ?
R : Non. Le panneau des paramètres de branding dans SendNow ne nécessite aucun codage. Téléchargez un logo, entrez un code hexadécimal et tapez un nom d'expéditeur.

Q : Le visualiseur de documents affiche-t-il également mon branding ?
R : Oui. La page du visualiseur où votre client lit le document reflète également le logo et la couleur de marque de votre entreprise, créant une expérience cohérente de la boîte de réception au document.

Q : La notification de marque est-elle disponible sur tous les plans SendNow ?
R : Les fonctionnalités de branding sont disponibles sur les niveaux professionnels de SendNow. Consultez sendnow.live pour les détails actuels du plan.